Khi làm việc trên một bảng tính phức tạp, việc tạo ra các lựa chọn dễ dàng và nhanh chóng rất cần thiết. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể tạo lựa chọn trong Google Sheet một cách dễ dàng. Để giúp mọi người nhập liệu nhanh hơn, bài viết này của Đào tạo tin học sẽ hướng dẫn cách tạo lựa chọn trong Google Sheet.
Tại sao nên tạo lựa chọn trong Google Sheet
Tính chính xác: Việc sử dụng lựa chọn giúp tránh được việc nhập liệu sai lầm. Thay vì phải nhập liệu thủ công, người dùng có thể nhanh chóng chọn từ danh sách đã được tạo sẵn, giảm thiểu nguy cơ nhập sai dữ liệu.
Đồng nhất hóa dữ liệu: Sử dụng lựa chọn giúp đồng nhất hóa dữ liệu, đảm bảo rằng tất cả các mục trong cột hoặc ô có cùng định dạng và chuẩn mực.
Tùy chỉnh và linh hoạt: Bạn có thể tạo lựa chọn từ các danh sách có sẵn hoặc tùy chỉnh danh sách lựa chọn theo nhu cầu cụ thể của mình. Điều này giúp cá nhân hóa và linh hoạt hóa quy trình làm việc.
Dễ dàng quản lý và cập nhật: Khi bạn cần cập nhật hoặc thay đổi danh sách lựa chọn, bạn chỉ cần chỉnh sửa danh sách đó một lần duy nhất. Tất cả các ô sử dụng lựa chọn đó sẽ tự động được cập nhật.
Tạo bảng điều khiển và báo cáo tự động: Sử dụng lựa chọn giúp tạo điều kiện cho việc tự động tạo bảng điều khiển và báo cáo, giúp bạn theo dõi và phân tích dữ liệu một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Cách tạo lựa chọn trong Google Sheet khi đã có sẵn dữ liệu trong bảng tính
Dữ liệu đã có sẵn trong bảng tính sẽ giúp tránh sai sót do nhập liệu bằng tay. Để tạo lựa chọn trong Google Sheet từ dữ liệu có sẵn, bạn hãy làm theo các bước sau:
Bước 1: Mở file Google Sheet mà bạn muốn chỉnh sửa và chọn dải ô mà bạn muốn tạo danh sách thả xuống.
Cách tạo lựa chọn trong Google Sheet khi đã có sẵn dữ liệu trong bảng tính - Bước 1
Bước 2: Nhấn vào tab Dữ liệu và chọn Xác thực dữ liệu từ menu.
Cách tạo lựa chọn trong Google Sheet khi đã có sẵn dữ liệu trong bảng tính - Bước 2
Bước 3: Nhấn vào Thêm quy tắc.
Cách tạo lựa chọn trong Google Sheet khi đã có sẵn dữ liệu trong bảng tính - Bước 3
Bước 4: Trong phần Tiêu chí, chọn Trình đơn thả xuống (của một dải ô) từ danh sách tùy chọn. Sau đó, nhấn vào biểu tượng ô lưới ở phía dưới.
Cách tạo lựa chọn trong Google Sheet khi đã có sẵn dữ liệu trong bảng tính - Bước 4
Bước 5: Chọn dữ liệu mà bạn muốn thêm vào danh sách bằng cách quét chọn và nhấn OK.
Cách tạo lựa chọn trong Google Sheet khi đã có sẵn dữ liệu trong bảng tính - Bước 5
Bước 6: Cuối cùng, nhấn Xong để hoàn tất thiết lập.
Cách tạo lựa chọn trong Google Sheet khi đã có sẵn dữ liệu trong bảng tính - Bước 6
Sau khi bạn hoàn tất các bước này, bạn sẽ có một danh sách lựa chọn được tạo từ dữ liệu có sẵn trong Google Sheet của mình.
Cách tạo lựa chọn trong Google Sheet khi đã có sẵn dữ liệu trong bảng tính - Kết quả
Cách tạo lựa chọn trong Google Sheet bằng cách tự nhập dữ liệu
Bạn muốn tự nhập dữ liệu để tạo lựa chọn trong Google Sheet một cách hiệu quả, hãy theo dõi các bước sau nhé:
Bước 1: Đầu tiên, truy cập vào tệp Google Sheet mà bạn muốn chỉnh sửa. Sau đó, chọn dải ô mà bạn muốn tạo danh sách thả xuống.
Cách tạo lựa chọn trong Google Sheet bằng cách tự nhập dữ liệu - Bước 1
Bước 2: Tiếp theo, nhấp chuột vào tab Dữ liệu và chọn Xác thực dữ liệu.
Cách tạo lựa chọn trong Google Sheet bằng cách tự nhập dữ liệu - Bước 2
Bước 3: Click vào Thêm quy tắc.
Cách tạo lựa chọn trong Google Sheet bằng cách tự nhập dữ liệu - Bước 3
Bước 4: Chọn Trình đơn thả xuống trong tiêu chí, sau đó thêm danh sách các mục bạn muốn có trong danh sách thả xuống.
Cách tạo lựa chọn trong Google Sheet bằng cách tự nhập dữ liệu - Bước 4
Bước 5: Cuối cùng, nhấn vào Tùy chỉnh để điều chỉnh theo ý muốn của bạn và nhấn Xong để hoàn tất quá trình.
Cách tạo lựa chọn trong Google Sheet bằng cách tự nhập dữ liệu - Bước 5
Sau khi hoàn tất các bước trên và tạo danh sách thả xuống trong Google Sheet, bạn sẽ thấy kết quả sau khi nhập dữ liệu thành công.
Cách tạo lựa chọn trong Google Sheet bằng cách tự nhập dữ liệu - Kết quả
Từ bài viết này của Đào tạo tin học, bạn có thể thấy hoàn toàn không có gì phức tạp khi tạo lựa chọn trong Google Sheet, mặc dù ban đầu bạn có thể nghĩ điều đó là một nhiệm vụ khó khăn. Nắm được cách tạo lựa chọn trong Google Sheet là một kỹ năng hữu ích có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và hỗ trợ bạn trong công việc. Hãy thực hành ngay nhé!
Xem thêm: Cách up file Excel lên Google Sheet đơn giản và nhanh chóng
Sách Google Sheet - Ứng dụng văn phòng sẽ cung cấp cho bạn các kiến thức toàn diện về Google Sheet, một ứng dụng bảng tính trực tuyến. Bạn sẽ được hướng dẫn từ cơ bản đến nâng cao và có nhiều ví dụ dễ hiểu và bài tập để giúp bạn củng cố lại kiến thức. Nếu bạn muốn trở thành chuyên gia Google Sheet trong tích tắc, thì đây là cuốn sách dành cho bạn.
