IMPORTRANGE: CÁCH DÙNG HÀM IMPORTRANGE TRONG GOOGLE SHEETS

Hàm IMPORTRANGE là một trong những công cụ mạnh mẽ trong Google Sheets, cho phép bạn lấy dữ liệu từ file khác chỉ với một công thức đơn giản. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ cách dùng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets, kèm theo ví dụ thực tế giúp bạn dễ hình dung và áp dụng.

1. HÀM IMPORTRANGE LÀ GÌ?

IMPORTRANGE là hàm trong Google Sheets dùng để nhập dữ liệu từ một bảng tính (Google Sheet) khác. Hàm này rất hữu ích khi bạn làm việc với nhiều file hoặc cần tổng hợp dữ liệu từ các nguồn khác nhau.

Công thức:

=IMPORTRANGE(“URL bảng nguồn”;“chuỗi dải ô”) 

Trong đó:

URL bảng nguồn: là đường dẫn của file Google Sheets bạn muốn lấy dữ liệu

Chuỗi dải ô: là vị trí ô dữ liệu trong bảng nguồn

2. CÁCH DÙNG HÀM IMPORTRANGE TRONG GOOGLE SHEETS

Dứới đây là hướng dẫn từng bước để bạn có thể áp dụng hàm IMPORTRANGE một cách chính xác:

Bước 1: Lấy URL bảng nguồn

- Mở Google Sheets chứa dữ liệu bạn muốn lấy.

- Sao chép đường dẫn URL trên thanh địa chỉ trình duyệt.

Bước 2: Nhập công thức

=IMPORTRANGE(“URL bảng nguồn”;“chuỗi dải ô”)

Bước 3: Cấp quyền truy cập

- Khi lần đầu dùng hàm, Google sẽ yêu cầu cấp quyền truy cập giữa hai file.

- Nhấn “Allow access” để hoàn tất.

3.  VÍ DỤ THỰC TẾ VỚI HÀM IMPORTRANGE

VD: Bạn có 2 file Google Sheets

File bảng 1: là file cần nhập dữ liệu

File bảng 2: là file chứa dữ liệu gốc

Yêu cầu lấy dữ liệu từ bảng 2 sang bảng 1 trong sheet 1.

Thao tác như sau:

Bước 1: nhập hàm IMPORTRANGE tại Sheets bảng 1

Bước 2: Tại Sheets bảng 2 (Sheets cần lấy dữ liệu) sao chép đường link

Bước 3: Tại Sheets bảng 1 dán đường link đã copy tại sheets bảng 2 vào ô công thức

Bước 4: Ở bảng tính 2, sao chép trang tính 1

Bước 5: Tại Sheets bảng 1 dán đường link vừa mới sao chép xong vào ô công thức và gõ “!”

Bước 6: Ở sheets bảng 2 chọn dữ liệu cần chuyển sang sheets bảng 1 là dải ô từ A1:J11 và sao chép

Bước 7: Dán nội dung đã sao chép vào Sheets bảng 1

Bước 8: Enter và kết quả xuất hiện

4.  MỘT SỐ LỖI THƯỜNG GẶP KHI DÙNG IMPORTRANGE

Lỗi: #REF! (Không có quyền truy cập)

Nguyên nhân: Chưa cấp quyền truy cập file nguồn

Cách khắc phục: Nhấn “Allow access” sau khi nhập công thức

Lỗi: #VALUE! (Cú pháp sai)

Nguyên nhân: Lỗi định dạng công thức

Cách khắc phục: Kiểm tra dấu ngoặc kép, dấu chấm than và vùng dữ liệu

Lỗi: Dữ liệu không cập nhật

Nguyên nhân: Google Sheets chưa đồng bộ kịp thời

Cách khắc phục: Chờ vài phút hoặc làm mới lại trang

5. LƯU Ý KHI SỬ DỤNG HÀM IMPORTRANGE

- IMPORTRANGE chỉ hoạt động khi bạn đã được chia sẻ quyền xem hoặc chỉnh sửa file chứa dữ liệu gốc.

- Không thể sử dụng hàm IMPORTRANGE để lấy dữ liệu từ file chưa được chia sẻ công khai hoặc chia sẻ sai quyền.

- Hàm chỉ hỗ trợ nhập dữ liệu, không thể chỉnh sửa dữ liệu từ file nguồn.

- IMPORTRANGE chỉ cho phép nhập và hiển thị dữ liệu từ bảng khác. Bạn không thể chỉnh sửa trực tiếp dữ liệu đó trong file đích.

- Nếu tên sheet hoặc vùng dữ liệu trong bảng nguồn bị đổi, công thức IMPORTRANGE sẽ không hoạt động và có thể báo lỗi.

- Với các bảng lớn hoặc khi dùng IMPORTRANGE kết hợp nhiều hàm khác (như QUERY, FILTER…), Google Sheets có thể bị giới hạn truy vấn, gây ra lỗi tải dữ liệu.

6. KHI NÀO NÊN DÙNG HÀM IMPORTRANGE?

- Khi muốn chia nhỏ dữ liệu theo từng sheet để quản lý.

- Khi bạn cần tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn về một bảng tổng.

- Khi dữ liệu nằm ở nhiều Google Sheets khác nhau.

7. KẾT LUẬN

Dù rất tiện lợi, nhưng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets cũng có những ràng buộc nhất định về quyền truy cập, tốc độ cập nhật và khả năng kết hợp. Biết cách kiểm soát và sử dụng linh hoạt sẽ giúp bạn tránh lỗi và nâng cao hiệu suất làm việc với dữ liệu.

Hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets là một công cụ vô cùng hữu ích, đặc biệt trong các tình huống cần tổng hợp hoặc kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn. Nắm vững cách dùng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và quản lý dữ liệu hiệu quả hơn.

Nếu bạn muốn biết thêm nhiều về kiến thức Google Sheets thì hãy tham khảo qua SÁCH GOOGLE SHEETS ỨNG DỤNG VĂN PHÒNG