Đâu là những nhóm hàm tính tổng có điều kiện trong Excel?

Trong quá trình làm việc với Excel, bạn sẽ gặp rất nhiều tình huống cần tính tổng dữ liệu theo một hoặc nhiều điều kiện cụ thể như: tính tổng doanh số của một nhân viên trong tháng, tổng số sản phẩm bán ra tại một khu vực, v.v. Đây là lúc các hàm tính tổng có điều kiện phát huy tác dụng.

Excel cung cấp nhiều hàm mạnh mẽ như SUMIF, DSUM, và SUBTOTAL, cho phép bạn xử lý dữ liệu linh hoạt và chính xác. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng từng hàm, cùng với các công dụng thiết thực trong công việc hàng ngày.

1. Hàm Tính Tổng Có Điều Kiện Là Gì?

Hàm tính tổng có điều kiện là các hàm trong Excel cho phép cộng những giá trị thỏa mãn một hoặc nhiều điều kiện cụ thể. Thay vì cộng toàn bộ cột dữ liệu, bạn có thể chọn lọc chính xác phần mình cần tính.

Ví dụ: Bạn có danh sách doanh thu theo nhân viên và muốn tính tổng doanh thu của nhân viên "An", Excel có thể giúp bạn tính chỉ riêng các dòng có tên "An".

2. Công Dụng Của Hàm Tính Tổng Có Điều Kiện

Việc sử dụng hàm tính tổng có điều kiện mang lại rất nhiều lợi ích trong phân tích và xử lý dữ liệu:

2.1. Tổng hợp dữ liệu chính xác theo yêu cầu

- Tính tổng doanh thu theo nhân viên, chi nhánh, khu vực, thời gian,...

- Giảm thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian.

2.2. Hỗ trợ phân tích và ra quyết định nhanh

- So sánh doanh số giữa các tháng, các sản phẩm hoặc nhân viên.
- Dễ dàng đánh giá hiệu suất, xu hướng bán hàng, chi tiêu,...

2.3. Tự động cập nhật khi thay đổi dữ liệu

- Khi bạn thêm dữ liệu mới hoặc sửa đổi điều kiện, kết quả sẽ được cập nhật tức thì.

2.4. Tăng tính chuyên nghiệp cho báo cáo

- Kết hợp với bộ lọc, bảng động, hàm SUBTOTAL để tạo báo cáo tự động và đẹp mắt.

2.5. Ứng dụng đa ngành

- Kế toán: Tổng hợp chi phí, doanh thu theo mã hạch toán.

- Nhân sự: Tính tổng lương, thưởng theo bộ phận.

- Giáo dục: Tổng hợp điểm theo môn, học sinh, lớp học.

2.6. Kết hợp linh hoạt với các công cụ nâng cao

Gộp cùng FILTER, SUMIFS, ARRAYFORMULA (trong Google Sheets) để xử lý các bài toán phức tạp.

3. Hàm SUMIF – Hàm Cơ Bản Để Tính Tổng Có Điều Kiện

Cú pháp:

=SUMIF(range, criteria, [sum_range])

range: Vùng chứa điều kiện để xét (bắt buộc).

criteria: Điều kiện cần thỏa mãn (bắt buộc).

sum_range: Vùng chứa các giá trị cần tính tổng (tùy chọn). Nếu bỏ qua, Excel sẽ tính tổng ngay trong range.

Cách dùng hàm SUMIF

4. Hàm DSUM – Tính Tổng Dựa Trên Nhiều Điều Kiện

Nếu bạn cần tính tổng có nhiều điều kiện, DSUM là một lựa chọn phù hợp nhất dành cho bạn.

Cú pháp:

=DSUM(database, field, criteria)

database: Vùng dữ liệu (bao gồm tiêu đề cột)

field: Cột cần tính tổng 

criteria: Vùng điều kiện (gồm tiêu đề cột và điều kiện bên dưới).

4.1. Cách tạo vùng điều kiện 

Cách tạo vùng điều kiện

4.2. Cách dùng hàm DSUM

Cách dùng hàm DSUM

4.3. Lưu ý khi dùng DSUM

- Tiêu đề cột trong field phải khớp chính xác với tiêu đề trong bảng.

- Vùng criteria phải có ít nhất một tiêu đề cột và một điều kiện bên dưới.

- DSUM không phân biệt chữ hoa – chữ thường.

- Nếu sai tên cột hoặc vùng điều kiện, DSUM sẽ trả về lỗi #VALUE!.

5. Khi Nào Nên Dùng Hàm Nào?

Nên dùng SUMIF khi:

- Bạn chỉ cần tính tổng với một điều kiện đơn giản.

- Dữ liệu không cần đặt trong bảng cơ sở dữ liệu chuẩn (tức là không cần có tiêu đề cột rõ ràng).

- Bạn muốn viết công thức ngắn gọn, dễ hiểu và nhanh chóng.

Nên dùng DSUM khi: 

- Bạn đang làm việc với dữ liệu dạng bảng cơ sở dữ liệu (database), có tiêu đề cột rõ ràng.

- Bạn cần tính tổng theo nhiều điều kiện cùng lúc, thậm chí là điều kiện phức tạp (như dùng >, <, AND, OR…).

- Bạn cần thay đổi điều kiện tính tổng linh hoạt mà không chỉnh sửa công thức – chỉ cần đổi ô điều kiện.

6. Mẹo Kết Hợp Các Hàm Tính Tổng Có Điều Kiện

- Dùng SUMIFS thay cho SUMIF nếu bạn muốn nhiều điều kiện (SUMIFS hỗ trợ từ Excel 2007).

- Kết hợp FILTER + SUM nếu bạn sử dụng Excel 365 hoặc Excel 2021.

7. Kết Luận

Các hàm tính tổng có điều kiện là công cụ không thể thiếu trong xử lý dữ liệu Excel. Tùy theo yêu cầu từ đơn giản đến phức tạp, bạn có thể chọn SUMIF hoặc  DSUM để tối ưu công việc.

Bạn là người thường xuyên làm báo cáo, phân tích số liệu hay kiểm tra doanh số, thì việc nắm vững các hàm trên nhất định sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và giảm thiểu sai sót.

Nếu bạn muốn tìm hiểu và học thêm nhiều kiến thức hay về hàm Excel thì có thể tham khảo ngay sách “90 hàm Excel thông dụng” ngay bạn nha!