Biểu Mẫu Excel - Hướng Dẫn Một Số Cách Tạo Biểu Mẫu Trong Excel

1. Biểu Mẫu Excel là gì?

Biểu mẫu Excel là một file dữ liệu hữu ích giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, quản lý dữ liệu và nâng cao hiệu suất làm việc trong doanh nghiệp. Dù bạn đang làm việc ở doanh nghiệp hay quản lý cửa hàng cá nhân, thì việc sử dụng biểu mẫu trong Excel sẽ giúp bạn quản lý và theo dõi hiệu suất làm việc của mình tốt hơn.

2. Lợi Ích Khi Có Sẵn Biểu Mẫu Excel

2.1. Tối ưu hóa các thao tác làm việc

Biểu mẫu Excel giúp giảm thiểu thao tác thủ công, tự động hóa quy trình làm việc nhờ các hàm và macro trong Excel.

2.2. Nâng cao độ chính xác

Sử dụng biểu mẫu có sẵn giúp bạn tránh được những sai sót khi nhập dữ liệu, nhất là khi kết hợp các hàm hay các tính năng như Data Validation trong Excel.

2.3. Tiết kiệm thời gian

Nhờ các biểu mẫu có sẵn, bạn không cần phải thiết kế lại các file dữ liệu, giúp tăng hiệu suất làm việc.

2.4. Dễ dàng chỉnh sửa

Đối với các file biểu mẫu có sẵn, bạn chỉ cần tham khảo qua cách thay đổi dữ liệu, và tùy chỉnh lại sao cho phù hợp với công việc của bản thân là được.

3. Các Loại Biểu Mẫu Excel Phổ Biến

3.1. Biểu Mẫu Dùng Trong Hành Chính - Nhân Sự

Biểu Mẫu Dùng Trong Hành Chính - Nhân Sự

Biểu mẫu về hành chính - nhân sự trong Excel thường được sử dụng để quản lý thông tin nhân viên, tiền lương, chấm công và tuyển dụng.

Một số biểu mẫu nhân sự Excel thông dụng:

• Bảng kế hoạch đào tạo nhân sự

• Biểu mẫu chấm công theo giờ làm việc

• Bảng đánh giá ứng viên

• Bảng đánh giá hiệu suất nhóm

• Bảng đánh giá thường niên

3.2. Biểu Mẫu Dùng Trong Kinh Doanh

Biểu Mẫu Dùng Trong Kinh Doanh

Dùng để theo dõi dòng tiền, doanh thu, chi phí và báo cáo lãi lỗ trong doanh nghiệp.

Một số biểu mẫu quản lý tài chính:

• Bảng kế hoạch doanh thu bán hàng

• Bảng báo cáo bán hàng

• Biểu mẫu thu, chi

• Bảng mô tả sản phẩm, dịch vụ

3.3. Biểu Mẫu Dùng Trong Quản Lý Dự Án

Biểu Mẫu Dùng Trong Quản Lý Dự Án

Hỗ trợ quản lý tiến độ và các nhiệm vụ trong dự án.

Một số biểu mẫu quản lý dự án:

• Biểu mẫu lịch trình dự án

• Biểu mẫu theo dõi công việc

• Biểu mẫu báo cáo tiến độ

• Biểu mẫu kế hoạch công việc

3.4. Biểu Mẫu Dùng Trong Sản Xuất

Biểu Mẫu Dùng Trong Sản Xuất

Biểu mẫu Excel cho bán hàng giúp doanh nghiệp theo dõi đơn hàng, doanh thu, công nợ khách hàng và quản lý kho hàng.

Một số biểu mẫu bán hàng phổ biến:

• Bảng kế hoạch mua hàng

• Bảng kế hoạch doanh số tiêu thụ

• Bảng báo cáo cải tiến

• Biểu mẫu theo dõi doanh số

3.5. Biểu Mẫu Dùng Trong Kế Toán

Biểu Mẫu Dùng Trong Kế Toán

Dành cho các hoạt động kế toán, giúp kế toán viên xử lý số liệu dễ dàng hơn.

Một số biểu mẫu kế toán hữu ích:

• Bảng chấm công

• Bảng tính lương

• Biểu mẫu phiếu thu, phiếu chi

• Bảng thanh toán tiền thuế nước ngoài

4. Cách Tạo Biểu Mẫu Trong Excel

Bước 1: Xác định nhu cầu

Xác định mục đích sử dụng biểu mẫu trước khi bắt đầu tạo.

Bước 2: Sử dụng các tính năng Excel

• Table: Giúp tổ chức dữ liệu tốt hơn.

• Data Validation: Tránh sai sót khi nhập liệu.

• Conditional Formatting: Tối ưu hiển thị dữ liệu.

• Form Controls: Tạo các trường nhập liệu linh hoạt.

Bước 3: Tạo biểu mẫu

1. Mở Excel và tạo trang tính mới.

2. Thiết lập tiêu đề và định dạng bảng.

3. Thêm cột và hàng cần thiết.

4. Sử dụng công thức tính toán.

5. Áp dụng định dạng có điều kiện.

Bước 4: Lưu và tái sử dụng

Sau khi tạo biểu mẫu, hãy lưu dưới dạng .xlsx (để sử dụng lần sau).

Bước 5: Chia sẻ và sử dụng

Bạn có thể chia sẻ biểu mẫu qua email, Google Drive hoặc gửi trực tiếp file biểu mẫu cho người nhận

5. Một Số Mẹo Tạo Biểu Mẫu Excel Chuyên Nghiệp

5.1. Sử dụng bảng và tiêu đề cố định

Việc tạo bảng giúp quản lý dữ liệu tốt hơn, và kèm theo đó nếu tiêu đề được cố định thì người dùng sẽ dễ dàng theo dõi thông tin hơn trong khi cuộn trang.

5.2. Áp dụng các nhóm hàm vào biểu mẫu

Sử dụng các công thức hàm như SUM, AVERAGE, IF, IFERROR, VLOOKUP,... để giúp tính toán nhanh và chính xác hơn.

5.3. Bảo vệ dữ liệu

Dùng tính năng Protect Sheet để tránh việc chỉnh sửa không mong muốn.

5.4. Sử dụng biểu đồ trực quan

Chèn thêm các biểu đồ (nếu cần thiết) để phân tích dữ liệu một cách dễ dàng hơn.

6. Kết Luận

Biểu mẫu Excel là một file dữ liệu giúp người dùng quản lý công việc hiệu quả hơn. 

Bằng cách hiểu và áp dụng các kỹ thuật tạo biểu mẫu trong Excel, bạn có thể tối ưu hóa quy trình làm việc và tiết kiệm đáng kể thời gian. Hãy thử áp dụng các biểu mẫu nhân sự, tài chính, bán hàng hay kế toán để nâng cao hiệu suất làm việc của bạn ngay hôm nay!

Bạn cũng có thể tham khảo qua tựa đề sách 68 biểu mẫu Excel để sở hữu ngay cho mình 68 file biểu mẫu được thiết kế sẵn theo nhiều ngành nghề và lĩnh vực khác nhau nha.