Cách lọc dữ liệu trong Excel siêu nhanh cho dân văn phòng

Bạn có đang cảm thấy choáng ngợp giữa "biển" dữ liệu khổng lồ trong Excel và tốn hàng giờ liền chỉ để tìm kiếm một vài thông tin quan trọng? Đừng lo lắng nữa! Lọc dữ liệu trong Excel chính là "chiếc chìa khóa" vạn năng, mở ra cánh cửa giúp bạn dễ dàng "điều hướng" và khai thác dữ liệu một cách nhanh chóng và vô cùng hiệu quả. Hãy để Excel làm việc thông minh hơn, thay vì bạn phải làm việc vất vả hơn!

1. TẠI SAO CẦN PHẢI BIẾT CÁCH LỌC DỮ LIỆU TRONG EXCEL? 

- Tăng hiệu quả làm việc: Thay vì duyệt thủ công qua hàng ngàn dòng, bạn có thể tìm thấy thông tin cần thiết chỉ trong vài giây.

- Cải thiện độ chính xác: Lọc giúp bạn tập trung vào dữ liệu liên quan, giảm nguy cơ bỏ sót thông tin quan trọng.

- Hỗ trợ phân tích: Bằng cách lọc theo các tiêu chí khác nhau, bạn có thể khám phá các xu hướng và mối quan hệ trong dữ liệu.

- Trực quan hóa thông tin: Chỉ hiển thị những gì cần thiết, giúp bạn dễ dàng nắm bắt bức tranh toàn cảnh hoặc chi tiết cụ thể.

- Giảm thiểu sai sót: Loại bỏ những dữ liệu không liên quan, tránh nhầm lẫn khi xử lý. 

2. CÁC CÁCH LỌC DỮ LIỆU CHI TIẾT TRONG EXCEL

2.1. Cách lọc dữ liệu bằng Filter

Bước 1: Bôi đen tất cả vùng dữ liệu muốn sắp xếp

Bước 2: Tại tab Home, chọn Sort & Filter > Filter.

Cách lọc dữ liệu bằng Filter - Bước 2

Bước 3: Nhấp vào mũi tên hướng xuống ở cột mà bạn muốn lọc.

Cách lọc dữ liệu bằng Filter - Bước 3

Bước 4: Bỏ chọn hộp Select All để bỏ chọn tất cả dữ liệu một cách nhanh chóng và chọn dữ liệu cần lọc và nhấn OK.

Cách lọc dữ liệu bằng Filter - Bước 4

Bước 5: Kiểm tra kết quả

Cách lọc dữ liệu bằng Filter - Kết quả

2.2. Cách lọc dữ liệu trùng trong Excel bằng Conditional Formatting

Bước 1: Bôi đen phần dữ liệu cần lọc

Bước 2: Trong mục Home, chọn Conditional Formatting -> chọn Highlight Cells Rules -> chọn Duplicate Value.

Cách lọc dữ liệu trùng trong Excel bằng Conditional Formatting - Bước 2

Bước 3: Hộp thoại hiện ra, mục Values with sẽ có các sự lựa chọn màu sắc để các giá trị trùng được hiển thị nổi bật. Ở mục bên cạnh, nếu chọn Unique sẽ hiển thị giá trị tồn tại duy nhất. Còn chọn Duplicate sẽ hiển thị các giá trị trùng lặp.

Cách lọc dữ liệu trùng trong Excel bằng Conditional Formatting - Bước 3

3. MỘT SỐ LƯU Ý KHI LỌC DỮ LIỆU TRONG EXCEL 

- Dữ liệu cần có hàng tiêu đề rõ ràng: Trước khi lọc, hãy chắc chắn rằng vùng dữ liệu của bạn có tiêu đề (header) ở hàng đầu tiên. Excel dựa vào hàng tiêu đề để hiển thị danh sách lọc.

- Không để ô trống trong vùng dữ liệu: Các ô trống giữa bảng có thể khiến Excel hiểu sai vùng cần lọc. Nên đảm bảo dữ liệu liền mạch, không bị đứt đoạn.

- Tránh gộp ô (Merge Cells): Các ô được gộp có thể gây lỗi khi lọc, làm cho dữ liệu bị hiển thị sai hoặc không lọc được chính xác.

- Kiểm tra định dạng dữ liệu: Đảm bảo dữ liệu trong cột có định dạng thống nhất (ví dụ: toàn bộ là số hoặc toàn bộ là văn bản). Nếu không, Excel sẽ lọc không chính xác.

- Xóa bộ lọc sau khi hoàn thành: Sau khi lọc xong, đừng quên nhấn “Clear Filter” hoặc tắt chức năng Filter để trả dữ liệu về trạng thái ban đầu nếu cần.

4. KẾT LUẬN

Việc lọc dữ liệu trùng trong Excel là một thao tác cực kỳ quan trọng giúp người dùng đảm bảo tính chính xác và nhất quán của dữ liệu, đặc biệt là trong các bảng danh sách khách hàng, sản phẩm hay hồ sơ nhân sự. Khi làm việc với dữ liệu lớn, việc nhập liệu trùng lặp là điều khó tránh khỏi, và nếu không được xử lý kịp thời, nó có thể dẫn đến sai sót nghiêm trọng trong báo cáo hoặc phân tích.

Việc kết hợp định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) với các công thức so sánh dữ liệu còn giúp bạn dễ dàng nhận diện các giá trị trùng lặp một cách trực quan mà không cần lọc thủ công từng dòng. Đây là công cụ vô cùng hữu ích với những ai thường xuyên xử lý các bảng dữ liệu phức tạp và cần kiểm soát tính duy nhất của thông tin.

Để hiểu rõ hơn và ứng dụng thành thạo kỹ năng này, bạn có thể tham khảo cuốn sách   Excel ứng dụng văn phòng từ cơ bản đến nâng cao” . Cuốn sách cung cấp hệ thống kiến thức bài bản từ cơ bản đến nâng cao, cùng với nhiều ví dụ thực tế và các bài tập ứng dụng giúp bạn nhanh chóng làm chủ Excel trong công việc. Đây là tài liệu không thể thiếu dành cho học sinh, sinh viên, nhân viên văn phòng và bất kỳ ai muốn nâng cao hiệu suất làm việc với Excel.

Với sự hỗ trợ từ Excel và những hướng dẫn chuyên sâu từ sách, việc quản lý dữ liệu sẽ trở nên dễ dàng, chính xác và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.
​​​​​