Bạn có mệt mỏi vì được chỉ định là người phân tích dữ liệu, theo dõi và đảm bảo không có dữ liệu nào bị bỏ qua. Bằng cách tận dụng sức mạnh của tạo lựa chọn trong Google Sheet, bạn có thể theo dõi các lựa chọn và ghi chú của mọi người, tiết kiệm thời gian mà lại đảm bảo trải nghiệm đặt hàng thoải mái cho tất cả mọi người. Trong bài viết này, Đào tạo tin học sẽ hướng dẫn cách tạo lựa chọn trong Google Sheet cực đơn giản.
Ưu điểm của việc tạo lựa chọn trong Google Sheet
Xác thực dữ liệu: đảm bảo rằng người dùng chỉ nhập dữ liệu hợp lệ vào một ô. Điều này giúp duy trì tính toàn vẹn và nhất quán của dữ liệu, giảm thiểu lỗi do nhập thủ công.
Dễ sử dụng: giúp người dùng dễ dàng chọn từ một bộ tùy chọn được xác định trước thay vì nhập các giá trị theo cách thủ công. Điều này có thể cải thiện hiệu quả và giảm khả năng mắc lỗi chính tả.
Tiêu chuẩn hóa dữ liệu: bằng cách cung cấp danh sách lựa chọn được xác định trước nhằm chuẩn hóa việc nhập dữ liệu giữa những người dùng hoặc nhóm khác nhau, đảm bảo tính đồng nhất về định dạng dữ liệu.
Tổ chức hoá dữ liệu: nâng cao tính tổ chức của bảng tính của bạn bằng cách trình bày rõ ràng các tùy chọn có sẵn và hướng dẫn người dùng về những giá trị nào được chấp nhận cho một ô cụ thể.
Tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân tích: khi phân tích dữ liệu, việc có các giá trị nhất quán và được tiêu chuẩn hóa sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc sắp xếp, lọc và thực hiện các phép tính.
Cách tạo lựa chọn trong Google Sheet bằng dữ liệu tự nhập
Tự nhập dữ liệu có thể giúp chính xác hơn, bạn hãy theo dõi các bước sau nhé.
Bước 1: Đầu tiên, hãy mở bảng tính và chọn cột mà bạn muốn tạo danh sách lựa chọn trong Google Sheet. Sau đó, click chuột vào ô hoặc dãy ô tương ứng.
Cách tạo lựa chọn trong Google Sheet bằng dữ liệu tự nhập - Bước 1
Bước 2: Tiếp theo, trên thanh công cụ, chọn tab Dữ liệu và sau đó nhấn vào Xác thực dữ liệu như hình dưới đây.
Cách tạo lựa chọn trong Google Sheet bằng dữ liệu tự nhập - Bước 2
Bước 3: Trên giao diện hiện ra, trong phần Quy tắc xác thực dữ liệu ở phía bên phải, nhấn vào nút Thêm quy tắc.
Cách tạo lựa chọn trong Google Sheet bằng dữ liệu tự nhập - Bước 3
Bước 4: Tiếp theo, trong phần Tiêu chí, chọn thẻ Trình đơn thả xuống và thêm lựa chọn bạn muốn có để tạo lựa chọn trong Google Sheet.
Cách tạo lựa chọn trong Google Sheet bằng dữ liệu tự nhập - Bước 4
Vậy là bạn đã hoàn tất các bước để tạo lựa chọn trong Google Sheet bằng dữ liệu tự nhập, kết quả được hiển thị như sau khi bạn nhập dữ liệu thành công.
Cách tạo lựa chọn trong Google Sheet bằng dữ liệu tự nhập - Kết quả
Cách tạo lựa chọn trong Google Sheet từ dữ liệu có sẵn
Tận dụng dữ liệu đã có sẵn trong bảng tính là biện pháp hữu ích để tránh những sai sót phát sinh từ việc nhập liệu thủ công. Để tạo các lựa chọn trong Sheet từ dữ liệu đã có, bạn có thể làm theo các bước sau đây:
Bước 1: Mở bảng tính Google Sheet và chọn ô hoặc dải ô trong cột bạn muốn tạo lựa chọn trong Sheet.
Cách tạo lựa chọn trong Google Sheet từ dữ liệu có sẵn - Bước 1
Bước 2: Nhấn vào tab Dữ liệu trên thanh công cụ, sau đó chọn Xác thực dữ liệu từ menu xuất hiện.
Cách tạo lựa chọn trong Google Sheet từ dữ liệu có sẵn - Bước 2
Bước 3: Click vào nút Thêm quy tắc ở góc phải màn hình.
Cách tạo lựa chọn trong Google Sheet từ dữ liệu có sẵn - Bước 3
Bước 4: Trong mục Tiêu chí, chọn Trình đơn thả xuống (của một dải ô) đã chọn trước đó. Tiếp theo, nhấn biểu tượng ô lưới như hình dưới đây.
Cách tạo lựa chọn trong Google Sheet từ dữ liệu có sẵn - Bước 4
Bước 5: Bôi đen bảng dữ liệu mà bạn muốn sử dụng để tạo danh sách lựa chọn và nhấn nút OK để tạo dải ô dữ liệu.
Cách tạo lựa chọn trong Google Sheet từ dữ liệu có sẵn - Bước 5
Bước 6: Ở góc phải màn hình, bạn sẽ thấy danh sách lựa chọn được tạo từ dải ô dữ liệu bạn đã chọn. Cuối cùng, nhấn Xong để kết thúc quá trình tạo lựa chọn trong Sheet.
Cách tạo lựa chọn trong Google Sheet từ dữ liệu có sẵn - Bước 6
Kết quả mà ta nhận được và chỉ với những bước đơn giản như trên bạn đã dễ dàng tạo được lựa chọn trong Sheet từ dữ liệu có sẵn.
Cách tạo lựa chọn trong Google Sheet từ dữ liệu có sẵn - Kết quả
Việc nắm vững tạo lựa chọn trong Google Sheet có thể nâng cao đáng kể năng suất và hiệu quả của bạn khi làm việc với dữ liệu. Bằng cách sử dụng các phương pháp được hướng dẫn từ bài viết trên của Đào tạo tin học, bạn có thể hợp lý hóa quy trình làm việc của mình và thao tác dữ liệu một cách dễ dàng nhằm xử lý dữ liệu nhanh hơn và cuối cùng là thu được nhiều thông tin chi tiết có tác động hơn từ các dự án Google Sheet của bạn.
Bạn muốn vẽ biểu đồ để trực quan hoá những lựa chọn trong Google Sheet nhưng lại không biết làm thế nào? Hãy xem qua hướng dẫn này ngay và luôn!
Cho dù bạn là một chuyên gia, một sinh viên hay một doanh nhân, Google Sheet đều cung cấp một nền tảng mạnh mẽ đáp ứng mọi nhu cầu về bảng tính của bạn. Trong Sách Google Sheet - Ứng dụng Văn phòng, chúng ta bắt đầu hành trình khám phá toàn bộ tiềm năng của Google Sheet, từ những kiến thức cơ bản về tạo và định dạng bảng tính cho đến các kỹ thuật nâng cao như phân tích dữ liệu, tự động hóa và cộng tác, cuốn sách này được thiết kế để phục vụ người dùng ở mọi cấp độ.
