Bạn thường xuyên làm việc với dữ liệu trên Google Sheets nhưng gặp khó khăn khi lọc và tìm kiếm thông tin? Thay vì mất thời gian với cách thủ công, bạn có thể sử dụng hàm QUERY để xử lý dữ liệu một cách linh hoạt và hiệu quả. Hàm này giúp bạn lọc, sắp xếp và truy vấn dữ liệu chỉ bằng một câu lệnh đơn giản. Cùng khám phá cách sử dụng hàm QUERY trong Google Sheets để tối ưu hóa công việc của bạn nhé!

Hàm QUERY trong Google Sheet là gì?

Trong Google Sheets, hàm QUERY là một công cụ mạnh mẽ cho phép bạn truy vấn, lọc và xử lý dữ liệu trong bảng tính, tương tự như việc sử dụng các câu lệnh SQL (Structured Query Language).

Cú pháp của hàm QUERY trong Google Sheets

Hàm QUERY có cú pháp chung như sau:

QUERY(dữ_liệu, truy_vấn, [tiêu_đề])

Trong đó:

• dữ_liệu: Phạm vi bảng dữ liệu cần truy vấn

• truy_vấn: Chuỗi truy vấn viết theo cú pháp SQL

• tiêu_đề (tùy chọn): Xác định số dòng đầu tiên là tiêu đề

Cách sử dụng hàm QUERY trong Google Sheet

Ví dụ ta có bảng mẫu sau:

 

Bảng dữ liệu mẫu

Chọn các cột cụ thể

Ví dụ: Chỉ lấy dữ liệu của cột Tên và Lớp

Công thức: =QUERY(A2:D7; “SELECT A, C”)

 

Chỉ lấy dữ liệu của cột Tên và Lớp

Lọc dữ liệu theo điều kiện

- Sử dụng một điều kiện

Ví dụ: Lọc những học sinh có điểm trên 8

Công thức: =QUERY(A2:D7; ‘SELECT A, B, C, D WHERE D>8”)

 

Lọc những học sinh có điểm trên 8

- Sử dụng nhiều điều kiện

Ví dụ: Lọc những học sinh là nữ và có điểm trên 8

Công thức: =QUERY(A2:D7; “SELECT A,B,C,D WHERE D>8 AND B=‘Nữ’”)

 

Lọc những học sinh là nữ và có điểm trên 8

Sắp xếp cột dữ liệu theo điều kiện

Ví dụ: Sắp xếp theo điểm giảm dần

Công thức: =QUERY(A2:D7; “SELECT A, B, C, D ORDER BY D DESC”)

 

 

Sắp xếp theo điểm giảm dần

Lọc dữ liệu theo chuỗi văn bản

Ví dụ: Lọc ra những học sinh là ‘12A1’

Công thức: = QUERY(A2:D7; “SELECT A, B, C, D WHERE C = ‘12A1’’;1)

 

Lọc ra những học sinh là ‘12A1’

Tính tổng, trung bình, đếm số dòng

- Tính tổng
Ví dụ: Tính tổng số điểm của các học sinh

Công thức: =SUM(QUERY(A1:D7; “SELECT D”))

 

Tính tổng số điểm của các học sinh

- Tính trung bình

Ví dụ: Tính điểm trung bình của tổng học sinh

Công thức: =AVERAGE(QUERY(A1:D7; “SELECT D”))

 

 

Tính điểm trung bình của tổng học sinh

- Đếm số dòng

Ví dụ: Đếm số học sinh trong bảng

Công thức: =COUNT(QUERY(A1:D7; “SELECT D”;0))

 

Đếm số học sinh trong bảng

Những lỗi thường gặp khi dùng hàm QUERY và cách khắc phục

Lỗi #VALUE! – Câu truy vấn bị sai cú pháp SQL

-  Nguyên nhân:

• Dấu nháy đơn hoặc nháy kép trong câu truy vấn bị sai.

• Dùng sai từ khóa SQL hoặc thiếu dấu cách.

- Cách khắc phục:

• Kiểm tra lại cú pháp truy vấn, đảm bảo đúng định dạng SQL.

• Dùng dấu nháy đơn ' cho dữ liệu dạng chữ và dấu nháy kép " cho câu truy vấn.

Lỗi #REF! – Phạm vi dữ liệu không hợp lệ

- Nguyên nhân:

• Vùng dữ liệu được chọn không tồn tại hoặc bị xóa.

• Hàm QUERY tham chiếu đến một trang tính khác nhưng chưa cấp quyền truy cập.

- Cách khắc phục:

• Kiểm tra xem vùng dữ liệu đã nhập có hợp lệ không.

• Nếu sử dụng IMPORTRANGE, đảm bảo đã cấp quyền truy cập.

Lỗi "Column not found" – Tên hoặc vị trí cột không tồn tại

- Nguyên nhân:

• Sử dụng tên cột không có trong phạm vi dữ liệu.

• Dùng số thứ tự cột sai so với dữ liệu thực tế.

- Cách khắc phục:

• Kiểm tra lại tên hoặc thứ tự cột có đúng với phạm vi dữ liệu hay không.

• Nếu dùng tên cột, hãy đặt tên cột trong dấu nháy đơn (').

Lỗi "Invalid Query" – Lỗi tổng quát khi nhập sai định dạng truy vấn

- Nguyên nhân:

• Câu lệnh QUERY chứa lỗi cú pháp hoặc thiếu dấu cách.

• Dùng toán tử không đúng.

- Cách khắc phục:

• Kiểm tra lại toàn bộ câu lệnh QUERY.

• Nếu lỗi chưa rõ ràng, thử chạy từng phần truy vấn để xác định vị trí sai sót.

Các mẹo nâng cao khi dùng hàm QUERY

• Kết hợp với IMPORTRANGE để truy vấn dữ liệu từ nhiều trang tính.

• Sử dụng ARRAYFORMULA để tự động tính toán dữ liệu.

• Kết hợp với hàm REGEXMATCH để lọc dữ liệu theo các điều kiện linh hoạt hơn.

Kết luận

Hàm QUERY trong Google Sheets là một công cụ vô cùng mạnh mẽ giúp bạn xử lý dữ liệu hiệu quả mà không cần viết mã. Hy vọng bài viết này giúp bạn làm chủ Google Sheets một cách dễ dàng hơn.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo cuốn sách Google Sheets - Tạo báo cáo tự động và trực quan hóa dữ liệu này để biết thêm nhiều kiến thức bổ ích về Google Sheet nhé!