Bạn muốn hiển thị số liệu một cách rõ ràng, chuyên nghiệp? Bạn cần định dạng ngày tháng, tiền tệ hay kết hợp dữ liệu mà không gặp lỗi? Hàm TEXT chính là công cụ tuyệt vời giúp bạn tùy chỉnh dữ liệu theo ý muốn, tạo báo cáo chuyên nghiệp và nâng cao hiệu suất làm việc. Cùng khám phá ngay bí quyết làm chủ hàm TEXT trong excel nhé!
HÀM TEXT TRONG EXCEL LÀ GÌ
Hàm TEXT trong Excel là một công cụ mạnh mẽ giúp người dùng chuyển đổi số, ngày tháng, giờ hoặc các định dạng khác thành văn bản có định dạng cụ thể. Điều này đặc biệt hữu ích trong việc hiển thị dữ liệu một cách chuyên nghiệp, dễ đọc và dễ sử dụng hơn.
Cú pháp của hàm TEXT như sau :
TEXT(value, format_text)
Trong đó :
-
value : Là giá trị số cần chuyển sang văn bản (có thể là số, ngày tháng, hoặc một tham chiếu ô )
-
format_text : Định dạng mong muốn áp dụng cho giá trị ( được đặt trong dấu ngoặc kép “...”
Những lợi ích của hàm TEXT trong excel
-
Hiển thị dữ liệu rõ ràng, dễ đọc: Thay vì những con số khô khan, bạn có thể định dạng chúng thành văn bản có ý nghĩa, phù hợp với mục đích sử dụng.
-
Tạo báo cáo chuyên nghiệp: Dễ dàng định dạng số liệu tài chính, ngày tháng, thời gian theo chuẩn mực, giúp báo cáo của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn.
-
Kết hợp dữ liệu với văn bản: Ghép các giá trị số, ngày tháng, thời gian vào văn bản một cách linh hoạt, tạo ra các câu văn hoàn chỉnh.
CÁC LOẠI MÃ ĐỊNH DẠNG TEXT TRONG EXCEL
Bảng dưới đây liệt kê những mã định dạng cơ bản nhất:
Các loại mã định dạng text trong Excel
LƯU Ý :
-
TODAY () và NOW () là các hàm Excel trả về ngày và giờ hiện tại
-
Bạn có thể kết hợp các mã định dạng để tạo ra định dạng tùy chỉnh
-
Các mã định dạng có thể thay đổi tùy thuộc vào khu vực định dạng của bạn
MỘT SỐ VÍ DỤ VỀ HÀM TEXT TRONG EXCEL
Ví Dụ 1 : Chuyển đổi số thành phần trăm
Ở cột NUMBER các giá trị 0.95 và 0.25 thực chất tương ứng với 95% và 25%. Thay vì định dạng ô theo cách thông thường, bạn có thể sử dụng công thức sau để chuyển đổi số thành định dạng phần trăm
Chuyển đổi số thành phần trăm
Ví dụ 2 : Cách chuyển đổi ngày tháng sang dạng chữ
Chuyển đổi ngày tháng sang dạng chữ
Khi làm việc với Excel, dữ liệu ngày tháng thường được hiển thị dưới dạng số (ví dụ: 13/12/2022). Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, bạn muốn hiển thị ngày tháng theo dạng chữ đầy đủ để dễ đọc hơn, chẳng hạn như "Tuesday December 13"
dddd – Hiển thị đầy đủ tên của ngày trong tuần (ví dụ: Tuesday).
mmmm – Hiển thị đầy đủ tên của tháng (ví dụ: December).
dd – Hiển thị ngày trong tháng (ví dụ: 13).
Ví dụ 3: Kết hợp văn bản và số liệu trong hàm TEXT
Kết hợp văn bản và số trong hàm TEXT
Trong quá trình làm việc với Excel, có những trường hợp bạn muốn kết hợp số liệu với văn bản để tạo thành các chuỗi nội dung có ý nghĩa, phục vụ cho báo cáo, bảng tổng hợp hoặc biểu đồ. Tuy nhiên, nếu chỉ dùng phép nối (&), Excel có thể không hiển thị định dạng số như mong muốn.
-
“Tăng trưởng”: Là chuỗi văn bản cố định mà bạn muốn hiển thị.
-
Text(A2,“0%”)
-
Chuyển giá trị trong ô A2 thành định dạng phần trăm 0%
-
Nếu A2 = 0.12 Excel sẽ hiển thị 12% thay vì 0.12
-
NHỮNG LỖI THƯỜNG GẶP KHI DÙNG TEXT TRONG EXCEL
Mặc dù hàm TEXT trong Excel rất mạnh mẽ, nhưng người dùng vẫn có thể gặp phải một số lỗi trong quá trình sử dụng. Dưới đây là một số lỗi phổ biến và cách khắc phục:
Lỗi #NAME?
Nguyên nhân:
-
Đây là lỗi phổ biến nhất, thường xảy ra khi bạn quên không đặt mã định dạng trong dấu ngoặc kép (" ").
-
Ví dụ: =TEXT(A1,mm/dd/yyyy) (sai) thay vì =TEXT(A1,“mm/dd/yyyy”) (đúng)
Cách khắc phục:
-
Kiểm tra kỹ công thức và đảm bảo rằng mã định dạng được đặt trong dấu ngoặc kép.
Lỗi cú pháp
Nguyên nhân:
-
Nhập sai cú pháp của hàm, ví dụ như thiếu dấu phẩy hoặc dấu ngoặc đơn.
-
Sao chép công thức từ nguồn khác mà dấu ngoặc kép bị sai định dạng.
Cách khắc phục:
-
Kiểm tra kỹ cú pháp của hàm và so sánh với cú pháp đúng.
-
Nếu sao chép công thức, hãy xóa dấu ngoặc kép cũ và nhập lại.
Lỗi định dạng ngày tháng và thời gian không chính xác
Nguyên nhân:
-
Sử dụng mã định dạng không phù hợp với cài đặt khu vực của bạn. Ví dụ, một số khu vực sử dụng định dạng ngày tháng là dd/mm/yyyy, trong khi những khu vực khác sử dụng mm/dd/yyyy.
-
Hàm TEXT trong Excel được cài ngôn ngữ đặc thù, do đó yêu cầu mã định dạng ngày và giờ theo vùng cụ thể.
Cách khắc phục:
-
Kiểm tra cài đặt khu vực của bạn và sử dụng mã định dạng phù hợp.
-
Tham khảo tài liệu của Microsoft Excel để biết thêm thông tin về các mã định dạng theo khu vực.
Ô chứa công thức đang ở định dạng TEXT
Nguyên nhân:
-
Nếu ô bạn nhập công thức vẫn còn ở định dạng TEXT, nên sẽ gây ra lỗi và không nhảy công thức.
Cách khắc phục:
-
Bạn chọn ô có chứa công thức bị lỗi không nhảy công thức (định dạng Text) và chọn tab Home, sau đó chuyển định dạng ô về General.
LƯU Ý:
-
Luôn kiểm tra kỹ công thức trước khi nhấn Enter.
-
Sử dụng tính năng gợi ý công thức của Excel để tránh sai sót.
-
Tham khảo tài liệu của Microsoft Excel để biết thêm thông tin chi tiết về hàm TEXT và các mã định dạng.
KẾT LUẬN
Hàm TEXT là một công cụ mạnh mẽ giúp người dùng Excel định dạng dữ liệu một cách chuyên nghiệp và linh hoạt. Từ việc hiển thị số liệu theo mong muốn, định dạng ngày tháng đến kết hợp với văn bản để tạo nội dung ý nghĩa, hàm TEXT giúp cải thiện hiệu suất làm việc đáng kể. Nếu bạn muốn nâng cao khả năng quản lý và trình bày dữ liệu trong Excel, hãy áp dụng ngay các mẹo sử dụng hàm TEXT để tối ưu hóa công việc của mình.Bạn cũng có thể tham khảo thêm nhiều tips hay về tin học văn phòng tại cuốn sách 90 hàm excel ứng dụng văn phòng thông dụng. Chúc các bạn thành công!
