LỌC DỮ LIỆU THÔNG MINH TRONG GOOGLE SHEETS BẰNG HÀM FILTER

Hàm FILTER trong Google Sheets là một công cụ mạnh mẽ cho phép bạn trích xuất dữ liệu từ một dải ô dựa trên các điều kiện cụ thể mà bạn đặt ra. Thay vì lọc dữ liệu thủ công, hàm này tự động hiển thị các hàng thỏa mãn điều kiện, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót. Hàm FILTER đặc biệt hữu ích khi làm việc với bảng dữ liệu lớn, hỗ trợ phân tích, so sánh hoặc tạo báo cáo nhanh chóng và linh hoạt.

1. HÀM FILTER TRONG GOOGLE SHEETS LÀ GÌ?

Hàm FILTER là một hàm cho phép bạn lọc ra các hàng dữ liệu trong một dải ô dựa trên một hoặc nhiều điều kiện cụ thể. Thay vì lọc thủ công, hàm này tự động cập nhật mỗi khi dữ liệu thay đổi.

CÚ PHÁP:

= FILTER(array,include,[if_empty])

Cú pháp hàm FILTER có các đối số sau đây:

= FILTER (vùng dữ liệu cần lọc,điều kiện lọc,[nếu không có kết quả thì trả về giá trị gì?])

array: Bắt buộc. Vùng dữ liệu cần là mảng hoặc dải ô cần lọc

include: Bắt buộc. Mảng Boolean có chiều cao hay chiều rộng giống với mảng đã chọn 

if_empty: Tùy chọn. Giá trị để trả về nếu mọi giá trị trong mảng được bao gồm đều trống (bộ lọc không trả về kết quả nào).

2.  NHỮNG LÝ DO NÊN SỬ DỤNG HÀM FILTER

Sử dụng hàm FILTER không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn mang lại nhiều lợi ích đáng kể trong việc phân tích và quản lý dữ liệu:

- Giúp lọc dữ liệu tự động theo điều kiện tùy chọn.

Bạn có thể đặt ra bất kỳ điều kiện nào – từ đơn giản như lọc học sinh có điểm trên 7, cho đến phức tạp như lọc theo nhiều tiêu chí kết hợp (ví dụ: điểm cao và khu vực cụ thể). Google Sheets sẽ tự động hiển thị kết quả thỏa mãn mà không cần thao tác thủ công.

- Cập nhật theo thời gian thực khi dữ liệu gốc thay đổi.

Khi dữ liệu trong bảng chính thay đổi (ví dụ: nhập thêm học sinh mới, sửa điểm số...), kết quả lọc cũng sẽ cập nhật tức thì mà bạn không cần chỉnh sửa công thức hay thực hiện lại thao tác lọc.

- Kết hợp linh hoạt với các hàm khác (SORT, UNIQUE, v.v.).

Hàm FILTER có thể kết hợp với các hàm khác để tạo ra những bộ lọc nâng cao:

+ SORT để sắp xếp dữ liệu sau khi lọc.

+ UNIQUE để loại bỏ trùng lặp.

+  IF để xử lý điều kiện linh hoạt hơn.

+ ARRAYFORMULA để áp dụng công thức hàng loạt.

- Tạo báo cáo động, trực quan và chuyên nghiệp.

Thay vì báo cáo tĩnh, bạn có thể thiết kế báo cáo động chỉ hiển thị dữ liệu phù hợp theo thời gian thực. Điều này rất hữu ích trong các dashboard quản lý bán hàng, học tập, KPI nhân viên,...

- Không làm thay đổi dữ liệu gốc.

Khác với thao tác lọc trực tiếp, hàm FILTER chỉ hiển thị kết quả tại vùng bạn chọn, mà không thay đổi hay ẩn dữ liệu gốc. Điều này đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật dữ liệu.

- Tiết kiệm thời gian, giảm thao tác và sai sót.

Thay vì phải lọc thủ công, bạn chỉ cần viết một công thức FILTER và để Google Sheets xử lý mọi việc còn lại. Điều này giúp bạn tránh sai sót trong việc quên cập nhật hoặc lọc nhầm.

3.  VÍ DỤ CỤ THỂ VỀ HÀM FILTER

Giả sử bạn có bảng dữ liệu như sau:

Yêu cầu lọc ra các học sinh có điểm thi từ 7 điểm trở lên

Bước 1: Bạn sẽ sử dụng hàm filter, với cú pháp hàm như sau:

=FILTER(vùng dữ liệu cần lọc,điều kiện lọc,[nếu không có kết quả thì trả về giá trị gì?])

Theo ví dụ trên:

 B3:C8: Là vùng chứa tên học sinh và điểm.

 C3:C8 > =7: Là điều kiện lọc, chỉ lấy các học sinh có điểm lớn hơn, bằng 7.

Bước 2: Enter và ra kết quả như hình dưới đây:

4.  CÁC LỖI THƯỜNG GẶP KHI SỬ DỤNG HÀM FILTER

#REF! -  Xảy ra khi các mảng có độ dài không khớp nhau. Đảm bảo số hàng/ ô trong điều kiện bằng với dải dữ liệu cần lọc.

#VALUE! - Khi điều kiện lọc không đúng định dạng.

#N/A - Không có kết quả nào phù hợp.

5.  NHỮNG LƯU Ý KHI SỬ DỤNG HÀM FILTER

- Chỉ lọc được theo chiều hàng hoặc cột tại một thời điểm

Hàm FILTER chỉ áp dụng để lọc theo chiều ngang (hàng) hoặc theo chiều dọc (cột) trong một lần sử dụng. Nếu bạn cần lọc đồng thời cả hàng và cột, bạn nên

Kết quả sẽ trả về lỗi #N/A nếu không có giá trị nào thỏa mãn điều kiện

- Các điều kiện lọc phải cùng chiều với dải dữ liệu

Chiều (số dòng hoặc số cột) của mảng điều kiện phải trùng khớp với chiều array - vùng cần lọc. Nếu không, bạn sẽ gặp lỗi #VALUE

 - FILTER là hàm mảng, không thể ghi đè lên dữ liệu hiện có

Vì là hàm mảng (arrayformula), kết quả trả về sẽ chiếm nhiều ô cùng lúc. Nếu trong phạm vi kết quả có bất kỳ ô nào đang chứa dữ liệu, Google Sheets sẽ không thực hiện được và báo lỗi.

6. KẾT LUẬN

Hàm FILTER trong Google Sheets là một công cụ mạnh mẽ và linh hoạt, giúp người dùng dễ dàng trích lọc dữ liệu theo điều kiện mà không cần thao tác thủ công. Việc sử dụng hàm FILTER không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tăng độ chính xác và hiệu quả trong xử lý dữ liệu. Đây là một hàm không thể thiếu đối với những ai thường xuyên làm việc với bảng tính và cần xây dựng báo cáo động, chuyên nghiệp.

Bạn muốn biết thêm về hàm thì hãy tham khảo qua sách GOOGLE SHEETS ỨNG DỤNG VĂN PHÒNG