Excel là một công cụ mạnh mẽ và phổ biến được sử dụng rộng rãi trong công việc văn phòng hàng ngày. Một trong những nhu cầu phổ biến khi làm việc chuỗi dữ liệu là tách ký tự trong excel. Tuy nhiên, nhiều người mới sử dụng Excel có thể gặp khó khăn trong việc thực hiện các thao tác này. Trong bài viết này, Đào tạo tin học sẽ hướng dẫn bạn cách tách chữ trong Excel đơn giản, giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian trong việc xử lý dữ liệu.
Tầm quan trọng của việc tách chữ trong Excel
Tầm quan trọng của việc tách chữ trong Excel
Việc tách chữ trong Excel vô cùng quan trọng giúp việc xử lý dữ liệu nhanh chóng và hiệu quả hơn. Dưới đây là một số tầm quan trọng của việc tách chữ trong Excel:
-
Phân loại dữ liệu: Khi làm việc với dữ liệu đa dạng, việc tách chữ giúp phân loại dữ liệu một cách chính xác và hiệu quả. Bằng cách tách chữ từ các ô dữ liệu, bạn có thể dễ dàng nhận biết và nhóm các thông tin liên quan vào các cột riêng biệt.
-
Tối ưu hóa quy trình công việc: Tách chữ trong Excel giúp tối ưu hóa quy trình công việc và tiết kiệm thời gian đáng kể. Thay vì thực hiện thao tác thủ công, sử dụng các công cụ và hàm hỗ trợ tách chữ giúp bạn xử lý dữ liệu nhanh chóng và chính xác hơn.
-
Tạo báo cáo chuyên nghiệp: Trong báo cáo và tài liệu, việc tách chữ trong excel giúp tạo bố cục và định dạng chuyên nghiệp. Bằng cách phân loại dữ liệu và tạo các cột riêng biệt cho từng thông tin, tạo nên báo cáo dễ đọc và hiệu quả hơn.
-
Xử lý dữ liệu lớn: Khi làm việc với lượng lớn dữ liệu, việc tách ký tự trong excel giúp bạn nhanh chóng thu thập và sắp xếp thông tin, dễ dàng phân tích dữ liệu và tạo báo cáo tổng hợp chi tiết.
-
Phân tích dữ liệu định dạng: Tách chữ giúp bạn phân tích các định dạng dữ liệu khác nhau, chẳng hạn như tên, địa chỉ, số điện thoại, v.v. Bằng cách tách riêng các thành phần trong các ô dữ liệu, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin theo yêu cầu.
Cách tách chữ trong Excel
Có 3 cách tách ký tự trong Excel gồm hàm LEFT, hàm RIGHT và hàm MID tùy thuộc vào phía và số ký tự mà bạn muốn lấy. Trong trường hợp bạn muốn đếm số ký tự trong chuỗi để tách có thể tham khảo sử dụng hàm LEN trong exccel.
Tách ký tự trong Excel bằng hàm LEFT
- Hàm LEFT: Đây là hàm tách chuỗi trong excel từ bên trái
Công thức: “LEFT(text, n)
Trong đó:
-
text: Chuỗi ký tự mà bạn muốn tách
-
n: Số ký tự cần tách tính từ bên trái
VD: Ta lấy ký tự đầu tiên của email trong bảng sau:
Cách tách ký tự trong excel bằng hàm LEFT
Tách ký tự trong Excel bằng hàm RIGHT
- Hàm RIGHT: Đây là hàm tách chuỗi trong excel từ bên phải
Công thức: “RIGHT(text, n)
Trong đó:
-
text: Chuỗi ký tự muốn tách
-
n: Số ký tự cần tách tính từ bên phải
VD: Ta lấy ký tự cuối của tên trong bảng sau
Cách tách ký tự trong Excel bằng hàm RIGHT
MID - Hàm tách chuỗi trong Excel
Công thức: “=MID(text,m,n)”
Trong đó:
-
Text: Chuỗi ký tự mà bạn muốn tách
-
m: Vị trí bắt đầu cần cắt ký tự
-
n: Số ký tự mà bạn muốn cắt
VD: Lấy ký tự “@” trong mục gmail của bảng sau:
Hàm MID - Hàm tách chuỗi trong Excel
Hàm tách chuỗi sau ký tự trong Excel
Trong trường hợp bạn muốn dùng hàm tách chuỗi sau ký tự thì có thể sử dụng kết hợp hàm SEARCH và hàm LEFT. Hàm SEARCH dùng tìm vị trí của 1 ký tự cụ thể trong chuỗi ký tự.
- Công thức hàm SEARCH trong excel: =SEARCH(find-text,within-text,[start-num])
Trong đó:
-
Find_text: Là ký tự cụ thể mà bạn muốn tìm vị trí trong chuỗi.
-
Within_text: Chọn ký tự mà bạn muốn tách chữ
-
Start_num: Vị trí ký tự mà bạn muốn bắt đầu tìm kiếm.
- VD: Bạn muốn lấy họ của bảng dưới đây, ta có công thức: =LEFT(B2,SEARCH(“ “,B2,1)-1)
Với cú pháp trên, hàm Search sẽ xác định vị trí dấu nối đầu tiên (“ “) trong chuỗi ký tự và chức năng hàm LEFT sẽ tách ký tự còn lại (bạn trừ 1 từ vị trí của dấu nối bởi vì bạn không muốn có dấu cách).
Sử dụng kết hợp hàm tách chuỗi sau ký tự trong Excel
Tham khảo sách: 150 thủ thuật Excel
Tách chữ trong Excel là một kỹ năng quan trọng giúp bạn xử lý dữ liệu một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Bằng cách sử dụng các công cụ và hàm hỗ trợ, bạn có thể thực hiện thao tác này một cách nhanh chóng và dễ dàng. Hãy áp dụng những kiến thức đã học vào công việc và học tập hàng ngày để trở thành một người dùng Excel thông thạo và hiệu quả. Theo dõi Daotaotinhoc.vn để có thêm những kiến thức bổ ích về tin học văn phòng nhé!
