Trong quá trình làm việc với dữ liệu trong Microsoft Excel, việc tách họ tên từ một ô duy nhất thành hai cột riêng biệt có thể thực sự hữu ích. Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn có một danh sách tên dài và bạn cần phân tích hoặc sắp xếp thông tin theo họ và tên riêng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ hướng dẫn cách tách họ tên trong Excel một cách chính xác và hiệu quả, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong việc xử lý dữ liệu.
Những lợi ích khi tách họ tên trong Excel
Những lợi ích khi tách họ tên trong Excel
- - Dễ dàng quản lý thông tin: Khi bạn tách họ tên thành hai cột riêng biệt, việc quản lý thông tin trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể sắp xếp và lọc dữ liệu dựa trên họ hoặc tên, giúp bạn nhanh chóng tìm kiếm và phân tích thông tin.
- - Phân tích thông tin chi tiết: Tách họ tên trong excel cho phép bạn thực hiện phân tích chi tiết về phân bố họ tên, xu hướng, hoặc thông tin liên quan khác. Điều này rất hữu ích trong việc thống kê và đưa ra quyết định.
- - Tính tích hợp với các hệ thống khác: Khi bạn cần nhập dữ liệu từ Excel vào các hệ thống khác, việc có dữ liệu họ tên tách riêng giúp quá trình nhập liệu trở nên dễ dàng và chính xác hơn.
- - Tùy chỉnh hiển thị: Bạn có thể tùy chỉnh cách hiển thị họ tên trong Excel, chẳng hạn như định dạng in hoa chữ cái đầu hoặc thay đổi vị trí hiển thị của họ và tên.
Tóm lại, việc tách họ tên trong Excel không chỉ giúp bạn quản lý dữ liệu hiệu quả hơn mà còn mang lại nhiều lợi ích về phân tích, xử lý dữ liệu và tích hợp với các ứng dụng khác.
Xem thêm: Hướng dẫn cách tách chữ trong Excel
Cách tách họ tên trong Excel
Cách 1: Tách họ trong Excel bằng Find & Replace
- - Bước 1: Copy dữ liệu từ cột “Họ và Tên” sang cột “Họ”
Tách họ trong Excel bằng Find & Replace
- - Bước 2: Nhấn tổ hợp “Ctrl + H”
- - Bước 3: Điền thông tin vào hộp thoại Find and Replace như sau:
- + Find what: “ *”(bao gồm là ký tự khoảng trắng và ký tự dấu hoa thị)
- + Replace with: bỏ trống mục này
Điền thông tin vào hộp thoại Find and Replace All
- Bước 4: Nhấn Replace All để hệ thống bắt đầu tách tên trong excel
Nhấn Replace All để hệ thống tách họ trong Excel
Cách 2: Sử dụng hàm để tách họ trong Excel: kết hợp hàm LEFT và SEARCH
Hàm LEFT là hàm lấy ký tự từ phía bên trái của dãy, còn hàm SEARCH sẽ xác định vị trí của ký tự khoảng trắng giữa các phần ở dữ liệu, phân tách họ và tên đệm. Ví dụ ta muốn tách họ của bảng tính dưới, ta sử dụng công thức:
“=LEFT(A2,SEARCH(“ ”,A2)-1)”
Trong đó: A2 là ô tính chứa dữ liệu mà bạn muốn tách họ.
Với công thức trên, bạn có thể sử dụng ngay khi dữ liệu không có tên đệm hay nhiều tên đệm.
Tách họ tên trong Excel bằng hàm LEFT và SEARCH
Cách tách tên trong Excel
Cách 1: Tách tên trong Excel bằng Find & Replace
- Bước 1: Copy dữ liệu từ cột “Họ và Tên” sang cột “Tên”
Copy thêm cột tên
- Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại Find & Replace
- Bước 3: Điền thông tin vào các mục của hộp thoại Find and Replace như sau:
- Find what: “ *” (Ký tự hoa thị + ký tự khoảng trắng)
- Replace with: Bỏ trống
Cách tách tên trong Excel bằng Find & Replace
- Bước 4: Nhấn Replace All để bắt đầu tách tên trong Excel.
Nhấn Replace All để hoàn thành
Cách 2: Cách tách tên trong Excel bằng nhiều hàm kết hợp
Cách tách tên trong Excel cũng khá giống với tách họ nhưng việc sẽ sử dụng nhiều hàm kết hợp hơn. Ta sử dụng hàm RIGHT thay vì hàm LEFT và kết hợp một vài hàm. Công thức như hình ảnh sau:
Cách tách tên trong Excel bằng hàm kết hợp
Video hướng dẫn cách tách họ tên theo 2 cách riêng biệt:
Ta có thể hiểu công thức như thế này:
- + Hàm LEN sẽ đến số ký tự khoảng trắng trong chuỗi văn bản
- + Hàm SUBSTITUTE sẽ thay thế các ký tự khoảng cách ở ô A2 bằng ký tự “@”
- + Hàm SEARCH xác định vị trí của ký tự @ cuối cùng ở dữ liệu cột A
- + Hàm RIGHT sẽ trích xuất các ký tự nằm bên phải ký tự “@” cuối cùng.
Tham khảo cuốn sách: 150 thủ thuật Excel
Tách họ tên trong Excel là một thủ thuật quan trọng giúp bạn quản lý và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả. Việc tách dữ liệu họ và tên thành các cột riêng biệt giúp bạn dễ dàng sắp xếp, lọc và phân tích thông tin theo yêu cầu. Bằng cách tách họ tên trong excel theo hướng dẫn trên và tuân theo những lưu ý quan trọng, bạn có thể thực hiện quá trình này một cách chính xác và hiệu quả, giúp tối ưu hóa công việc của mình khi làm việc với dữ liệu Excel.
Theo dõi Daotaotihoc.vn để có thêm các kiến thức bổ ích về tin học văn phòng nhé!
