Khi làm việc với bảng tính Excel, bạn thường sẽ gặp phải những dữ liệu có chứa khoảng trắng không cần thiết. Tuy có vẻ nhỏ bé, nhưng khoảng trắng không cần thiết có thể gây ra nhiều rắc rối và ảnh hưởng đến tính chính xác và hiệu suất công việc của bạn. Trong bài viết này, Đào tạo tin học sẽ hướng dẫn bạn cách xóa khoảng trắng trong Excel cực đơn giản và hiệu quả.
Nguyên nhân tạo nên các khoảng trắng trong Excel
Sự hiện diện của khoảng trắng trong bảng tính Excel có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau. Việc hiểu rõ những điều này sẽ giúp bạn tối ưu quá trình làm việc và mang đến hiệu quả tốt. Dưới đây là một số nguyên nhân phổ biến tạo nên khoảng trắng:
Nhập liệu thủ công: Khi người dùng nhập liệu từ bàn phím, khả năng xuất hiện lỗi dẫn đến sự hiện diện của khoảng trắng. Đôi khi, việc không kiểm tra dữ liệu có thể dẫn đến việc nhập thừa khoảng trắng hoặc nhấn phím cách mà không cần thiết.
Sao chép từ nguồn khác: Khi sao chép dữ liệu từ nguồn bên ngoài như trang Web, tài liệu văn bản hay một trang tính khác, khoảng trắng có thể xuất hiện bên trong dữ liệu sao chép. Điều này thường hay xảy ra khi dữ liệu gốc không được định dạng hoàn hảo hoặc chứa các ký tự đặc biệt.
Kết hợp dữ liệu từ nguồn khác: Khi bạn kết hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, ví dụ các cột hay bảng tính khác, khoảng trắng có thể xuất hiện do không phù hợp về định dạng hoặc kích thước của dữ liệu.
Cách xóa khoảng trắng trong Excel bằng hàm TRIM
Hàm TRIM sẽ giúp bạn loại bỏ chính xác những khoảng trắng bằng thao tác đơn giản. Tuy nhiên, hàm chỉ sử dụng được với kiểu dữ liệu là text.
Công thức “=TRIM(text)”
Trong trường hợp bạn muốn xóa khoảng trắng với dữ liệu số, bạn chỉ cần thêm hàm VALUE trước hàm TRIM.
Công thức: =VALUE(TRIM(ô dữ liệu))
Cách xóa khoảng trắng trong Excel bằng hàm TRIM bao gồm các bước:
Bước 1: Tạo một cột phụ bên cạnh cột chính, cột phụ này sẽ chứa dữ liệu đã xóa khoảng trắng
Xóa khoảng trắng trong Excel bằng hàm TRIM (1)
Bước 2: Bạn nhập công thức =TRIM(ô cần xóa khoảng trắng), sau đó nhấn “Enter”, là bạn đã bỏ được các khoảng trắng trong Excel.
Xóa khoảng trắng trong Excel bằng hàm TRIM (2)
Xóa khoảng trắng trong Excel bằng hàm SUBSTITUTE
Hàm SUBSTITUTE giúp bạn loại bỏ toàn bộ khoảng trắng. Tuy nhiên, hàm này tương đối phức tạp, khiến người dùng khó nhớ.
Công thức của hàm như sau:
“=SUBSTITUTE(ô dữ liệu bạn muốn xóa khoảng trắng, Ký tự cũ trong ô dữ liệu cần thay thế, Dữ liệu mới thay cho dữ liệu cũ, Số lần xuất hiện của dữ liệu cũ mà bạn muốn thay bằng dữ liệu mới)
Xóa khoảng trắng trong Excel bằng hàm SUBSTITUTE bao gồm các bước:
Bước 1: Tạo một cột phụ cạnh cột chính, cột phụ sẽ chứa dữ liệu đã xóa khoảng trắng.
Xóa khoảng trắng trong Excel bằng SUBSTITUTE (1)
Bước 2: Nhập công thức “=SUBSTITUTE(ô cần xóa, “ ”, “”), sau đó nhấn “Enter” là các khoảng trắng trong ô đã bị loại bỏ.
Xóa khoảng trắng trong Excel bằng SUBSTITUTE (2)
Xóa khoảng trắng trong ô Excel bằng Find & Replace
Bằng cách sử dụng Find & Replace, bạn có thể loại bỏ các khoảng trắng dư thừa giữa các từ một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, cách này không thể xóa các khoảng trắng đầu dòng.
Xóa khoảng trắng trong ô Excel bằng Find & Replace bao gồm các bước sau:
Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại Find & Replace.
Xóa khoảng trắng trong Excel bằng Find & Replace (1)
Bước 2: Ở phần Find what bạn nhập dấu khoảng trắng. Còn ở phần Replace with thì để trống. Sau đó nhấn “Replace All”
Xóa khoảng trắng trong Excel bằng Find & Replace (2)
Bước 3: Khi thông báo hiện lên thay thế thành công là bạn đã loại bỏ các khoảng trống cho dữ liệu.
Xóa khoảng trắng trong Excel bằng Find & Replace (3)
Xem nội dung sách Excel ứng dụng văn phòng từ cơ bản đến nâng cao
Biết cách xóa khoảng trắng là một kỹ năng quan trọng để làm sạc và chuẩn hóa dữ liệu. Với các cách trên, bạn có thể tiết kiệm được thời gian và nâng cao chất lượng công việc của mình trong Excel. Đặc biệt, khi làm việc với dữ liệu lớn hoặc phức tạp, cách loại bỏ khoảng trắng trong Excel giúp bạn tránh nhầm lẫn và tối ưu hóa quy trình làm việc. Đào tạo tin học chúc bạn thành công!
