Copilot là gì? Tất tần tật về ứng dụng Copilot trong công việc hằng ngày

Trong kỷ nguyên số, trí tuệ nhân tạo (AI) đang trở thành "cánh tay phải" đắc lực cho con người trong nhiều lĩnh vực. Một trong những sản phẩm nổi bật nhất trong xu hướng này chính là Copilot ứng dụng AI của Microsoft. Vậy Copilot là gì? Và ứng dụng Copilot trong thực tế ra sao, đặc biệt là ứng dụng Copilot trong Excel có gì đặc biệt? Hãy cùng daotaotinhoc khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây nha!

1. Copilot Là Gì?

Copilot là trợ lý ảo dựa trên công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI), được tích hợp trực tiếp vào các ứng dụng trong bộ Microsoft 365 như Word, Excel, PowerPoint, Outlook và nhiều công cụ khác. Được xây dựng trên nền tảng các mô hình ngôn ngữ tiên tiến như OpenAI GPT, Copilot có khả năng hiểu ngôn ngữ tự nhiên và hỗ trợ người dùng tạo nội dung, phân tích dữ liệu, tự động hóa công việc một cách thông minh và nhanh chóng.

Nói một cách dễ hiểu, nếu bạn từng ao ước có một "người cộng sự" giúp viết tài liệu, phân tích số liệu hay chuẩn bị các bài thuyết trình chỉ trong vài phút, thì Copilot chính là "người cộng sự" đó của bạn.

2. Ứng Dụng Của Copilot Trong Công Việc Hằng Ngày

Ứng Dụng Của Copilot Trong Công Việc Hằng Ngày

2.1. Tăng tốc xử lý văn bản

Trong Word, ứng dụng Copilot giúp bạn:

- Soạn thảo văn bản từ gợi ý đơn giản.

- Tóm tắt tài liệu dài thành nội dung ngắn gọn.

- Viết lại đoạn văn để phù hợp với phong cách hoặc mục đích sử dụng.

- Tạo nhanh bản nháp dựa trên các ý tưởng hoặc chủ đề cho sẵn.

Nhờ vậy, bạn có thể tiết kiệm hàng giờ đồng hồ cho các việc khác như: soạn tài liệu, báo cáo, hợp đồng,...

2.2. Tối ưu hóa dữ liệu trong Excel

Ứng dụng Copilot trong Excel chính là một bước đột phá giúp bạn thay đổi hoàn toàn cách làm việc với Excel, thay vì viết công thức phức tạp hay lọc dữ liệu thủ công như trước giờ bạn vẫn làm, thì giờ đây bạn chỉ cần:

- Đặt câu hỏi bằng các câu từ tự nhiên và thường dùng như: "Hãy tính lợi nhuận trung bình theo tháng" hoặc "Lọc các khách hàng có doanh số trên 10 triệu đồng".

- Copilot sẽ tự động đề xuất công thức, giải đáp chi tiết cách dùng công thức, lý do dùng công thức, hay có thể tạo ra các bảng PivotTable cũng như các biểu đồ phù hợp.

- Ngoài ra, Copilot còn có thể phân tích xu hướng dữ liệu, dự đoán kết quả dựa trên dữ liệu hiện tại mà bạn đưa ra.

Nhờ vào Copilot mà  Excel từ một công cụ thuần túy được dùng để tính toán và quản lý số liệu trở thành một "chuyên gia phân tích" luôn sẵn sàng bên cạnh bạn.

2.3. Hỗ trợ thuyết trình chuyên nghiệp

Trong PowerPoint, Copilot có thể:

- Tạo slide trình chiếu dựa trên tài liệu Word hoặc tóm tắt nội dung từ file bất kỳ.

- Gợi ý thiết kế phù hợp cho từng loại nội dung.

- Thêm ghi chú thuyết trình tự động, giúp bạn tự tin hơn thì thuyết trình và giúp bài thuyết trình mạch lạc cũng như thuyết phục hơn.

2.4. Quản lý email hiệu quả

Trong Outlook, ứng dụng Copilot hỗ trợ:

- Soạn email trả lời dựa trên nội dung trước đó.

- Tóm tắt chuỗi email dài thành những điểm chính.

- Đề xuất lịch trình, trả lời nhanh, hoặc ưu tiên các email quan trọng.

3. Lợi Ích Khi Sử Dụng Copilot

Lợi ích khi sử dụng Copilot

- Tiết kiệm thời gian: Những công việc từng tốn nhiều giờ có thể hoàn thành trong vài phút.

- Nâng cao chất lượng công việc: Các bản nháp, phân tích, báo cáo đều đạt độ chính xác và chuyên nghiệp cao hơn.

- Giảm áp lực công việc: Copilot giúp xử lý các tác vụ nhàm chán, để bạn tập trung vào những công việc mang tính chiến lược.

- Dễ sử dụng: Bạn không cần kiến thức lập trình hay kỹ thuật phức tạp. Chỉ cần đặt câu hỏi hoặc yêu cầu bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh đơn giản.

4. Ứng Dụng Copilot Trong Excel Và Những Tính Năng Đáng Chú Ý

Ứng Dụng Copilot Trong Excel Và Những Tính Năng Đáng Chú Ý

Đối với những ai làm việc nhiều với bảng tính, ứng dụng Copilot trong Excel thật sự là một cuộc cách mạng. Một số tính năng nổi bật bao gồm:

4.1. Tạo công thức tự động

Chỉ cần gõ yêu cầu như: "Tính tổng doanh thu theo quý", Copilot sẽ tự tạo công thức chính xác mà bạn cần.

4.2. Phân tích xu hướng

Bạn đang muốn biết doanh số của bạn đang tăng hay giảm? Vậy thì bạn có thể đặt câu hỏi cho Copilot về sự tăng giảm của doanh số. Copilot có thể phân tích dữ liệu và trình bày dưới dạng biểu đồ hoặc nhận xét ngắn gọn.

4.3. Dự báo tương lai

Copilot có thể đưa ra dự báo dựa trên dữ liệu hiện tại, rất hữu ích cho các doanh nghiệp cần lập kế hoạch ngắn hạn hoặc dài hạn.

4.4. Làm sạch dữ liệu

Bạn đang gặp rắc rối với bảng dữ liệu lộn xộn? Vậy thì hãy để Copilot giúp bạn:

- Loại bỏ dữ liệu trùng lặp.

- Sửa lỗi chính tả hoặc định dạng không thống nhất.

- Chuẩn hóa các cột dữ liệu theo yêu cầu.

5. Copilot Có Phải Là Tương Lai Của Các Công Việc Văn Phòng?

Có thể nói, Copilot không chỉ là một trợ lý cá nhân mà còn là một công cụ tăng trưởng mạnh mẽ cho cá nhân và doanh nghiệp. Khả năng kết hợp AI vào các ứng dụng quen thuộc giúp mọi người từ sinh viên, nhân viên văn phòng đến CEO đều có thể làm việc hiệu quả hơn, sáng tạo hơn.

Microsoft cũng đang liên tục cập nhật và mở rộng khả năng của ứng dụng Copilot để nó trở nên thông minh và linh hoạt hơn theo thời gian.

6. Những Lưu Ý Khi Sử Dụng Copilot

Kiểm tra kỹ nội dung: Dù Copilot rất thông minh, nhưng đôi khi vẫn có sai sót nhỏ. Luôn kiểm tra lại tài liệu trước khi sử dụng chính thức.

Bảo mật dữ liệu: Đảm bảo rằng dữ liệu nhạy cảm được bảo vệ khi sử dụng Copilot trong các ứng dụng doanh nghiệp.

Hiểu giới hạn: Copilot không thay thế hoàn toàn con người. Nó là công cụ hỗ trợ, giúp bạn làm việc tốt hơn chứ không phải làm việc thay bạn.

Phiên bản 365: Đối với hình thức tích hợp Copilot vào trong Microsoft bạn bắt buộc cần có Microsoft 365. Nếu không cần tích hợp vào Microsoft bạn cũng có thể sử dụng bản web mà không cần trả phí.

7. Kết Luận

Copilot đang làm thay đổi cách chúng ta làm việc với văn bản, bảng tính, email và thuyết trình. Hiểu rõ copilot là gì, biết cách tận dụng ứng dụng Copilot và đặc biệt là khai thác hiệu quả ứng dụng Copilot trong Excel, bạn sẽ có lợi thế lớn trong công việc hiện đại.

Nếu bạn đang tìm kiếm cho mình một quyển sách hướng dẫn cách dùng các công cụ AI, đặc biệt là Copilot, thì có thể tham khảo qua sách "Ứng dụng AI trong văn phòng" bạn nha!