Khi làm việc với dữ liệu và tài liệu trong môi trường văn phòng, việc chuyển đổi thông tin hoặc dữ liệu copy từ excel sang word thường gặp phải vấn đề là mất định dạng ban đầu. Đặc biệt, khi bạn cố gắng copy bảng từ Excel sang Word, có thể sẽ gặp phải tình huống mất đi cấu trúc, font chữ, biểu đồ và các yếu tố quan trọng khác. Tuy nhiên, bạn không cần phải lo lắng nữa. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá cách copy bảng từ Excel sang Word mà không mất đi định dạng quan trọng của dữ liệu.
Cách copy bảng từ Excel sang Word không mất định dạng
Tại sao mất định dạng khi copy bảng từ Excel sang Word?
Tại sao việc mất định dạng xảy ra khi bạn thực hiện việc copy từ Excel sang Word? Đây chắc hẳn là câu hỏi mà nhiều người đặt ra khi muốn thực hiện việc sao chép bảng từ excel. Hai ứng dụng này có cách xử lý định dạng và dữ liệu khác nhau, dẫn đến sự không tương thích trong quá trình chuyển đổi. Điều này có thể làm mất đi font chữ, căn chỉnh, biểu đồ, và các phần tử thiết kế khác, gây khó khăn cho việc hiển thị thông tin một cách đúng đắn trong Word.
Cách copy từ Excel sang word mà không mất định dạng
- Cách 1: Copy bảng từ Excel sang Word bằng cách copy - paste theo định dạng Object Excel
+ Bước 1: Bôi đen bảng tính cần copy từ excel sang word
Bôi đen tất cả bảng tính cần copy bảng từ Excel sang Word
+ Bước 2: Tại tab “Home” của Word, chọn “Paste” và chọn “Paste Special”
Copy bảng từ Excel sang Word bằng cách copy - paste theo định dạng Object Excel
+ Bước 3: Trong giao diện “Paste Special” chọn “Microsoft Excel Worksheet Object” và nhấn “OK”
Chọn Microsoft Excel Worksheet Object để copy bảng từ Excel sang Word không mất định dạng
- Cách 2: Copy bảng từ Excel sang Word bằng cách copy - paste và sử dụng AutoFit
+ Bước 1: Bôi đen bảng tính mà bạn cần copy từ excel sang word
Bôi đen bảng tính cần copy từ Excel sang Word
+ Bước 2: Mở Word và dán bảng mà bạn cần copy từ excel sang Word
+ Bước 3: Nhấn vào bảng, chọn Tab “Layout”. Sau đó chọn AutoFit và nhấn “AutoFit Window”
Copy bảng từ Excel sang Word bằng cách copy - paste và sử dụng AutoFit
Cách chuyển file Excel sang Word
Trong trường hợp bạn đang có một số lượng lớn dữ liệu cần copy từ Excel sang Word thì hãy tham khảo cách sử dụng phần mềm online này để chuyển:
- Bước 1: Mở phần mềm Smallpdf.com và nhấn vào mục “Excel to PDF”
- Bước 2: Tải file Excel mà bạn muốn chuyển đổi thành PDF
Cách chuyển file Excel sang Word bằng phần mềm Smallpdf
+ Bước 3: Tải file PDF về máy tính
Tải file PDF về sau khi chuyển từ file Excel
- Bước 3: Tiếp tục chuyển file PDF sang Word, sau đó đợi vài giây để hoàn tất quá trình chuyển đổi và bạn có thể tải file word này về.
Cách chuyển file Excel sang Word bằng phần mềm online
Xem thêm: Thủ thuật chuyển hàng thành cột trong Excel
Những lưu ý khi copy bảng từ Excel sang Word
Thực hiện những sao chép nhỏ trước để kiểm tra
Trước khi copy bảng từ Excel sang Word, hãy thực hiện một thử nghiệm nhỏ bằng cách tạo một tài liệu Word mới để thực hiện việc sao chép đoạn dữ liệu nhỏ trướcvà tinh chỉnh. Điều này giúp bạn làm quen với quy trình và tùy chỉnh mà không ảnh hưởng đến tài liệu chính.
Kiểm tra kỹ lưỡng
Sau khi đã sao chép và chèn bảng, hãy kiểm tra kỹ lưỡng để chắc chắn rằng việc copy bảng từ excel sang word vẫn hiển thị đúng định dạng và không có lỗi. Đảm bảo rằng tất cả các dữ liệu và yếu tố thiết kế đều được giữ nguyên một cách chính xác.
Cân nhắc trước khi chèn bảng
Khi chèn bảng vào tài liệu Word, đảm bảo rằng bảng không làm ảnh hưởng đến tính hiệu quả trang. Điều này đặc biệt quan trọng nếu tài liệu của bạn cần được in ấn hoặc xuất bản.
Tham khảo cuốn sách: Word ứng dụng văn phòng từ cơ bản đến nâng cao
Việc copy từ Excel sang Word mà không mất đi định dạng của dữ liệu là một kỹ thuật quan trọng để đảm bảo tính thống nhất và thẩm mỹ trong tài liệu văn phòng của bạn. Bằng cách sử dụng tùy chọn "Keep Source Formatting" và thực hiện một số tinh chỉnh cơ bản, bạn có thể copy bảng từ Excel sang Word một cách dễ dàng và hiệu quả, đồng thời giữ được cấu trúc và định dạng ban đầu của thông tin.
Theo dõi Daotaotinhoc.vn để có những kiến thức bổ ích về tin học văn phòng nhé!
