Ngày nay, làm việc trên Word đã không còn xa lạ đối với mọi người. Tuy nhiên, một thách thức phổ biến mà nhiều người dùng Word gặp phải là dung lượng tài liệu ngày một tăng lên, đặc biệt khi tài liệu chứa nhiều hình ảnh. Việc này không chỉ làm chậm quá trình chia sẻ mà còn chậm tiến độ công việc của bạn. Vì thế, trong bài viết này, Đào tạo tin học sẽ giúp bạn khám phá những cách để giảm dung lượng file Word mà không gây ảnh hưởng đáng kể tới chất lượng tài liệu.
Nguyên nhân làm tăng dung lượng file Word
Việc chèn hình ảnh với đồ họa phức tạp là một trong những nguyên nhân chính làm tăng kích thước của file. Hình ảnh có độ phân giải cao hay các đối tượng được chèn với định dạng phức tạp chiếm nhiều không gian lưu trữ, đặc biệt là khi chúng được tích hợp vào tài liệu một cách không tối ưu.
Một yếu tố khác là việc tích hợp nhiều hiệu ứng văn bản, định dạng phông chữ đặc biệt và các tính năng điều chỉnh định dạng cũng làm tăng dung lượng file Word, khiến cho việc quản lý trở nên phức tạp hơn. Bên cạnh đó, khi tài liệu thường xuyên được chỉnh sửa, phiên bản có nó được lưu trữ lại, dẫn đến sự gia tăng liên tục của dung lượng tệp.
Dung lượng file Word lớn gây ra khó khăn nào cho người sử dụng
Đầu tiên, việc chia sẻ hoặc gửi qua email một file Word có dung lượng lớn thường sẽ khá khó khăn. Quá trình tải lên tải xuống trở nên chậm chạp, đặc biệt là khi có sự gián đoạn của kết nối mạng. Điều này không những làm giảm hiệu suất làm việc mà còn làm gián đoạn quá trình truyền tải thông tin quan trọng.
Việc lưu trữ hay quản lý file Word quá lớn cũng kiến thiết bị của bạn chậm lại. Người sử dụng sẽ phải dành nhiều thời gian để định vị và mở file, gây phiền toái và làm gián đoạn công việc hàng ngày.
Ngoài ra, dung lượng lớn cũng ảnh hưởng tới khả năng tương thích khi mở file trên các thiết bị di động hay trong môi trường làm việc trực tuyến. Việc này có thể gây ra những trở ngại không mong muốn khi người sử dụng muốn truy cập tài liệu từ nhiều nơi và nhiều thiết bị khác nhau.
Xem nội dung sách: Word ứng dụng văn phòng từ cơ bản đến nâng cao
Cách giảm dung lượng file Word nhanh chóng
Sử dụng định dạng ảnh nén
Bước 1: Bạn nhấn vào hình ảnh của mình, tại mục Format Picture, bạn chọn “Compress Picture”
Cách giảm dung lượng file Word nhanh chóng bằng nén ảnh 1
Bước 2: Khi hộp thoại Compress Pictures hiện ra, bạn bỏ tích ở chỗ “Apply only to this picture”. Ở đây đâu sẽ có những lựa chọn nén ảnh cho bạn, gồm:
-
Print (220 ppi): Giảm dung lượng file word một cách tối ưu cho việc in file.
-
Web (150 ppi): Tối ưu để chia sẻ lên web và lưu trong project.
-
E-mail (96 ppi): Ảnh để chia sẻ qua email hoặc click vào Use document resolution để ở chế độ mặc định.
Bạn chọn tick vào mục nén ảnh phù hợp nhu cầu của bạn, sau đó nhấn ok thì dung lượng hình ảnh của bạn đã được giảm xuống đáng kể đó.
Cách giảm dung lượng file Word nhanh chóng bằng nén ảnh 2
Tắt tính năng chỉnh sửa ảnh
Để tắt tính năng chỉnh sửa ảnh, bạn làm theo các bước sau đây:
Bước 1: Mở file, chọn “Options”
Bước 2: Ở mục Advanced, chọn phần “Image Size and Quality”. Sau đó, bỏ tích ở ô “Do not compress images file” rồi nhấn “OK” để giảm dung lượng file Word.
Cách giảm dung lượng file Word bằng việc tắt tính năng chỉnh sửa ảnh
Ngoài 2 cách này, bạn có thể xóa các khoảng trắng không cần thiết, chi tiết xem tại: Xóa khoảng trắng trong Word.
Qua bài viết này, chắc hẳn bạn đã có nhiều cách để giảm dung lượng file Word mà không làm giảm chất lượng tài liệu rồi đúng không. Bằng những cách này, bạn không chỉ tiết kiệm thời gian và công sức mà còn đảm bảo tài liệu của bạn luôn ở trạng thái tốt nhất, sẵn sàng để chia sẻ và ứng dụng trong mọi tình huống. Theo dõi Đào tạo tin học để có thêm nhiều kiến thức về tin học văn phòng nhé!
