Hướng cách sử dụng Google Sheets để tối ưu hóa công việc văn phòng

Hướng cách sử dụng Google Sheets để tối ưu hóa công việc văn phòng

Thứ Năm, 24/10/2024 0

Google Sheets một phần mềm hữu ích, giúp bạn giải quyết các vấn đề trên bảng tính một cách dễ dàng và nhanh chóng. Trong các công việc văn phòng thì việc quản lý dữ liệu hiệu quả luôn là một thách thức đối với nhiều người. Bài viết này, Đào tạo tin học sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách sử dụng Google Sheets từ các thao tác cơ bản đến các tính năng nâng cao giúp bạn tối ưu hóa công việc và tiết kiệm thời gian đáng kể.

 

Google Sheets là gì? Giao diện và các thành phần chính

 

 

Cách sử dụng Google Sheets

Cách sử dụng Google Sheets

Google Sheets là một ứng dụng bảng tính trực tuyến miễn phí được cung cấp bởi Google. Nó hoạt động tương tự như Microsoft Excel, cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa và chia sẻ các bảng tính trực tuyến. Tuy nhiên, thay vì được cài đặt trên máy tính cá nhân, Google Sheets hoạt động hoàn toàn trên nền tảng đám mây (cloud-based).

Giao diện của Google Sheets khá trực quan và dễ sử dụng. Bạn sẽ thấy các thành phần chính như:

  • Thanh menu: Chứa các tùy chọn chỉnh sửa, xem, chèn, định dạng…

  • Thanh công cụ: Cung cấp các công cụ thường dùng như lưu, in ấn, chia sẻ…

  • Sheet: Là nơi bạn nhập và chỉnh sửa dữ liệu. Mỗi sheet tương đương với một trang tính trong Excel.

  • Cell: Là mỗi ô nhỏ trên sheet, nơi bạn nhập dữ liệu hoặc công thức.

  • Row (hàng) và Column (cột): Các hàng và cột tạo nên cấu trúc của sheet.

 

Các tính năng của Google Sheets bạn nên biết

 

Nhập và định dạng dễ dàng

Việc nhập dữ liệu vào Google Sheets rất đơn giản. Bạn chỉ cần click vào một ô bất kỳ trong trang tính và bắt đầu gõ. Google Sheets sẽ tự động nhận dạng kiểu dữ liệu khi nhập vào, có thể là số, văn bản, ngày tháng… và định dạng chúng cho phù hợp. Bạn cũng có thể tự định dạng dữ liệu bằng cách sử dụng các tùy chọn trong menu "Định dạng".

Sử dụng công thức và hàm

Tương tự như bảng tính trong Excel, Google Sheets cũng có tính năng sử dụng công thức và hàm. Bạn có thể sử dụng Google Sheets để thực hiện các phép tính đơn giản như cộng, trừ, nhân, chia hoặc sử dụng các hàm phức tạp hơn như SUM (tính tổng), AVERAGE (tính trung bình), COUNT (đếm số lượng), IF (điều kiện). 

Ví dụ: =SUM(A1:A10) sẽ tính tổng các giá trị trong phạm vi từ A1 đến A10.

Sắp xếp và lọc dữ liệu

 

Sắp xếp dữ liệu trên Google Sheet

Sắp xếp dữ liệu trên Google Sheet

Google Sheets cho phép bạn sắp xếp và lọc dữ liệu một cách dễ dàng. Chỉ cần chọn cột cần sắp xếp, click vào tùy chọn “Dữ liệu”, chọn biểu tượng sắp xếp và chọn thứ tự tăng dần hoặc giảm dần. Tính năng lọc giúp bạn nhanh chóng tìm kiếm dữ liệu theo các tiêu chí cụ thể.

Tạo biểu đồ

 

Tạo biểu đồ trên Google Sheets

Tạo biểu đồ trên Google Sheets

Trực quan hóa dữ liệu bằng biểu đồ giúp bạn dễ dàng hiểu và phân tích thông tin. Google Sheets cũng có thể hỗ trợ nhiều loại biểu đồ khác nhau, từ biểu đồ cột, biểu đồ đường đến biểu đồ tròn.

Chỉ cần chọn dữ liệu cần tạo biểu đồ, chọn tùy chọn “Chèn” trên thanh menu và chọn loại biểu đồ phù hợp.

Ngoài ra còn có một số tính năng Google Sheets nổi bật như:

  • Dễ dàng liên kết với các công cụ hợp tác khác của Google

  • Google Sheet tự động lưu dữ liệu

  • Là công cụ hỗ trợ làm việc nhóm vô cùng tiện lợi với tính năng chia sẻ quyền truy cập

 

Cách sử dụng Google Sheets cơ bản

 

Truy cập và mở trang tính trên Google Sheet

 

Truy cập Google Sheets

Truy cập Google Sheets

Đầu tiên để sử dụng Google Sheet, bạn có thể mở bằng cách tìm kiếm trực tiếp trên Google hoặc truy cập tại đây

Tiếp theo ta nhấn đăng nhập như hình, nhấn chọn dâu cộng “Bảng tính trống”. Vậy là ta đã có thể mở một trang tính và có thể nhập dữ liệu vào đó.

 

Mở trang tính trống trong Google Sheets

Mở trang tính trống trong Google Sheets

Chia sẻ quyền truy cập cho người khác

Khi làm việc trên Google Sheets bạn có thể chia sẻ quyền để mọi người trong nhóm cùng làm việc đồng thời. Cách mở quyền truy cập như sau

 

Chia sẻ quyền truy cập trên Google Sheet

Chia sẻ quyền truy cập trên Google Sheet

Bước 1: Mở link bảng tính cần chia sẻ

Bước 2: Nhấn vào nút Chia sẻ ở góc phải trên cùng của trang tính. 

Bước 3: Khi bảng chia sẻ bảng tính xuất hiện, bạn có thể chọn người truy cập bằng bằng gõ mail của người được truy cập vào ô Những người có quyền truy cập, hoặc có thể mở quyền cho bất kỳ ai bằng cách nhấn chọn dấu tam giác nhỏ “Hạn chế” và chọn “Bất kỳ ai có đường liên kết”

Bạn cũng có thể chỉnh quyền được xem, được chỉnh sửa, người nhận xét cho người truy cập vào

 

Kết luận

 

Sử dụng Google Sheets không chỉ giúp bạn quản lý dữ liệu hiệu quả mà còn tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể. Với hướng dẫn chi tiết này, Đào tạo tin học có thể giúp bạn nắm được những kiến thức cơ bản và nâng cao về cách sử dụng Google Sheets. Hãy bắt đầu khám phá và tận dụng tối đa các tính năng mạnh mẽ của Google Sheets để tối ưu hóa công việc của bạn! Bạn có thể tham khảo cuốn sách GOOGLE SHEETS - TẠO BÁO CÁO TỰ ĐỘNG VÀ TRỰC QUAN HÓA DỮ LIỆU  để biết thêm nhiều thủ thuật trên Google Sheets.



 

Gửi bình luận

Giỏ hàng

0
0
Giỏ hàng
hotline 0764222218