Khi sử dụng excel đôi lúc bạn cần đếm ký tự trong cùng một ô để biết dữ liệu mình đang nhập vào đang đủ hay thiếu dữ liệu. Hàm LEN được sử dụng phổ biến nhất để đếm ký tự trong excel. Bài viết dưới đây, Daotaotinhoc.vn sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng hàm đếm ký tự trong excel – Hàm LEN một cách nhanh chóng.
Trong tất cả các hàm trong Microsoft Excel, có thể nói hàm LEN là hàm dễ nhớ và cách sử dụng đơn giản nhất. Tên hàm ngắn và không quá khó để nhớ, hàm LEN có ba ký tự đầu của từ “length”. Ứng dụng thật sự của hàm LEN – trả về chiều dài của chuỗi ký tự, hay chiều dài của một ô trong file dữ liệu của bạn.
Có thể hiểu đơn giản hơn là bạn sử dụng hàm LEN trong Excel để đếm tất cả ký tự nằm trong một ô, ký tự bao gồm chữ cái, chữ số, ký tự đặc biệt, và khoảng cách trong ô.
Khái niệm hàm đếm ký tự trong excel – Hàm LEN
Hàm đếm ký tự trong excel phổ biến và dễ nhớ, dễ sử dụng trong excel là hàm LEN. Bạn có thể sử dụng hàm đếm ký tự trong excel để đếm tất cả các ký tự nằm trong cùng một ô, một chuỗi ký tự. Ký tự đó có thể bao gồm chữ số, chữ cái, ký tự đặc biệt.
Cú pháp hàm LEN
Hàm LEN trong excel có cú pháp như sau: LEN(text)
Trong đó:
- LEN: tên hàm đếm ký tự trong excel
- Text: chuỗi ký tự nơi mà bạn muốn đếm số ký tự.
Ứng dụng hàm LEN
Hàm LEN dùng để đếm ký tự trong excel, các ký tự này có thể nằm trong cùng một ô, một chuỗi ký tự.
Cách dùng hàm len trong excel
Hàm đếm ký tự trong excel có cách dùng đơn giản. Bạn chỉ cần chuẩn bị một file dữ liệu excel cần xử lí và sử dụng công thức của hàm = LEN(text). Hãy cùng Daotaotinhoc.vn theo dõi các trường hợp sử dụng hàm LEN qua các ví dụ bên dưới.
Cách đếm tất cả ký tự trong cùng một ô
Như đã nói ở phần trên, hàm LEN trong Excel là hàm đếm tất cả ký tự trong một ô cụ thể , bao gồm cả tất cả khoảng trống – thụt đầu dòng, thụt cuối dòng, và khoảng trống giữa các từ.
Ví dụ minh họa trường hợp 1: Bạn đang có ô B3 cần đếm tất cả các ký tự trong ô này thì làm như sau. Ở đây Daotaotinhoc.vn chọn ô A3 là ô trả về kết quả.
Bước 1: Nhập công thức =LEN(B3) vào ô trả về kết quả
Bước 2: Nhấn Enter để xem kết quả trả về
Như vậy, kết quả trả về sau khi sử dụng hàm đếm ký tự trong excel là 426. Có nghĩa là trong ô B3 có tất cả 426 ký tự.
Cách đếm số ký tự trong nhiều ô
Ngoài ra, để có thể đếm số ký tự trong nhiều ô trong cùng một file dữ liệu, hãy chọn ô có công thức LEN rồi sao đó bạn chép sang ô khác, cách làm là kéo ô vuông nằm dưới góc bên phải .
Ngay khi sao chép công thức sang các ô khác, hàm LEN sẽ trả về số ký tự đếm được trong mỗi ô.
Hãy lưu ý rằng hàm LEN đếm tất cả các ký tự một cách tuyệt đối bao gồm chữ cái, chữ số, khoảng cách, dấu câu,…
Ví dụ minh họa trường hợp 1: Bạn đang áp dụng công thức hàm LEN cho ô A3 là ô trả về kết quả. Sau đây là cách đếm ký tự trong excel nhiêu ô cùng lúc.
Bước 2: Nhấn Enter để xem kết quả trả về
Đếm tất cả ký tự trong nhiều ô
Để đếm nhiều ký tự trong excel bạn có thể thêm nhiều hàm LEN trong ô trả về kết quả.
Bước 1: Nhập công thức hàm =LEN(C4)+LEN(C5)+LEN(C6) vào ô trả về kết quả.
Bước 2: Nhấn Enter để em kết quả trả về
Ngoài ra, chung ta có thể kết hợp với hàm SUM trong excel để đếm tất cả các ký tự trong nhiều ô.
Bước 1: Nhập công thức hàm =SUM(LEN(C4);LEN(C5);LEN(C6)) vào ô trả về kết quả
Bước 2: Nhấn Enter để trả về kết quả
Cách đếm số ký tự không tính khoảng trống thụt đầu dòng và thụt cuối dòng
Khi làm việc với bảng tính lớn thì vấn đề phổ biến thường gặp chính là khoảng cách đầu dòng và cuối dòng, có thể ví dụ: khoảng trống ở đầu hay ở cuối ký tự. Có lẽ hầu như chúng ta không thấy chúng trên bảng tính, nhưng sau khi chúng ta làm việc với chúng một vài lần, thì chúng ta sẽ gặp nhiều hơn.
Nếu bạn không chắn chắn về khoảng trống vô hình trong ô thì hàm LEN trong Excel sẽ giúp ích rất nhiều trong việc tìm ra các khoảng trống này. Hàm LEN, đếm tất cả khoảng trống trong phép đếm ký tự:
Để đếm được ký tự trong ô mà không đếm khoảng trống đầu dòng và cuối dòng, hãy lồng ghép hàm TRIM vào hàm LEN trong Excel:
=LEN(TRIM(A2))
Cách đếm số ký tự trong một ô mà không tính các khoảng trống
Nếu mục đích của chúng ta là đếm số ký tự mà không cần đếm các khoảng trống cho dù đó là khoảng trống đầu dòng, cuối dòng hay giữa các từ, chúng ta sẽ có công thức như sau:
=LEN(SUBSTITUTE(C2,” “,””))
Hàm SUBSTITUTE có tác dụng thay thế ký tự này với ký tự khác trong ô. Trong công thức =LEN(SUBSTITUTE(C2,” “,””)) trên, chúng ta thay thế khoảng trống (” “) bằng một ký tự rỗng, ví dụ một chuỗi ký tự rỗng (“”). Và bởi vì chúng ra lồng ghép hàm SUBSTITUTE vào hàm LEN nên phép tính thật sự không được thực hiện trong các ô, hàm này chỉ hướng dẫn công thức LEN tính chiều dài chuỗi mà không tính các khoảng trống.
Cách đếm số ký tự trước hay sau một ký tự xác định
Thông thường, để đếm ký tự chúng ta cần phải biết chiều dài của một phần nhất định trong chuỗi ký tự, thay vì đếm toàn bộ số ký tự trong một ô.
Ví dụ, bạn có một danh sách mã hàng hóa như bên dưới:
Điều kiện tất cả mã hàng hóa hợp lệ đều có chính xác 7 ký tự trong nhóm ký tự đầu tiên. Bạn có thể áp dụng công thức sau để đếm ký tự trong Excel:
Công thức chiều dài Excel có cú pháp như sau:
=LEN(LEFT($B3, SEARCH(“-“, $B3) -1))
Cụ thể có thể chia nhỏ các công thức hàm đếm ký tự trong excel để dễ hiểu hơn:
Chúng ta sẽ sử dụng hàm SEARCH để trả về vị trí của dấu gạch ngang đầu tiên (“-“) trong ô B3:
SEARCH(“-“, $B3)
Và sau đó, chúng ta sử dụng hàm LEFT để trả về kết quả các ký tự phía bên trái của chuỗi ký tự cần đếm, rồi lấy kết quả này trừ đi 1 bởi vì chúng ta không muốn tính luôn dấu gạch ngang trong ô:
LEFT($B3,SEARCH(“-“, $B3) -1))
Và hàm cuối cùng, chúng ta sẽ có hàm LEN để trả về chiều dài của chuỗi cần đếm ký tự đó.
Ngay khi có kết quả trả về, chúng ta muốn thực hiện thêm một bước nữa, đánh dấu các mã hàng hóa không hợp lệ bằng cách tạo thêm một quy tắc định dạng điều kiện đơn giản theo công thức =$B7<>5:
Hay, chúng ta xác định mã hàng hóa không hợp lệ bằng cách lồng ghép công thức LEN ở trên vào hàm IF:
=IF(LEN(LEFT($B3, SEARCH(“-“, $B3) -1))<>7, “Invalid”, “”)
Công thức trên xác định các mã hàng hóa không hợp lệ một cách tối ưu dựa trên chiều dài chuỗi, chúng ta còn thậm chí không cần một cột đếm ký tự riêng biệt trong excel:
Ngoài ra, chúng ta còn có thể sử dụng hàm LEN trong Excel để đếm số ký tự sau một ký tự cụ thể.
Ví dụ minh họa, trong một danh sách tên, chúng ta muốn biết họ của một người nào đó có bao nhiêu ký tự. Công thức hàm LEN có thể áp dụng trong trường hợp này:
=LEN(RIGHT(B3, LEN(B3) -SEARCH(” “,B3)))
Cụ thể như sau:
Bước đầu tiên, chúng ta cần xác định vị trí của khoảng trống (” “) trong chuỗi ký tự cần đếm bằng cách sử dụng hàm SEARCH: SEARCH(“-“,B3)))
Sau đó, chúng ra đếm có bao nhiêu ký tự phía sau khoảng trống. Chúng ta sẽ lấy tổng chiều dài chuỗi trừ đi vị trí khoảng trống:
LEN(B3) -SEARCH(“_”, B3)))
Sau đó, chúng ta sẽ sử dụng hàm RIGHT để trả về tất cả ký tự phía sau khoảng trống.
Và bước cuối cùng, chúng ta sẽ sử dụng hàm LEN để tính chiều dài chuỗi được trả kết quả về bởi hàm RIGHT.
Lưu ý: để công thức hoạt động một cách chính xác, mỗi ô nên có chỉ một khoảng trống.
Tham khảo sách: 150 thủ thuật Excel
Bài viết trên Daotaotinhoc.vn vừa cung cấp các mẹo hay trong Microsoft Excel để có thể sử dụng hàm đếm ký tự trong excel. Daotaotinhoc.vn hi vọng qua bài viết này các bạn có thể sử dụng được hàm LEN và kết hợp với hàm khác trong Excel để áp dụng trong công việc và học tập.
