Top 4 lợi ích của việc sử dụng data validation trong Excel

Data validation trong Excel có nghĩa là gì? Đầu tiên thì chúng ta đều biết data validation là một công cụ rất quan trọng trong Microsoft Excel. Chúng có thể giúp người dùng kiểm tra được tính hợp lệ của một tệp data trong bảng tính. Không những thế, chúng giúp bảng tính của bạn trở nên đáng tin cậy và chính xác hơn. Vì bạn có thể dùng data validation định nghĩa các quy tắc để hạn chế/ ngăn chặn việc bạn nhập dữ liệu sai.

Với bài viết dưới này, các bạn sẽ cùng Đào tạo tin học tìm hiểu thêm về các loại data validation trong Excel, cách sử dụng data validation trong Excel 365 và cách tạo quy tắc nhé! Chúng ta hãy điểm qua một ví dụ minh họa để rõ hơn về việc sử dụng công cụ này.

Các dạng data validation trong Excel

ước khi giới thiệu về từng dạng Data validation trong Excel thì chúng ta nên hiểu rõ khái niệm của nó trước nhé! Data validation theo định nghĩa là quá trình kiểm tra và xác thực tính hợp lệ của dữ liệu khi được nhận vào bảng tính. Mà còn tùy vào mục đích sử dụng, chúng ta có thể tham khảo các dạng Data validation trong Excel sau đây:

Data validation - Theo giá trị

Loại này của Data validation trong Excel cho phép chúng ta đặt giới hạn cho các ô của bảng tính. Lưu ý là chỉ cho phép nhập vào các giá trị nằm trong giới hạn đã định sẵn. Ví dụ minh họa: Chúng ta chỉ cho phép được nhập các số thứ tự từ 1 đến 10 hay là chỉ cho phép sử dụng ký tự đặc biệt như @,...

Chúng ta làm như sau để tạo ra data validation theo giá trị

Bước 1: Nhấp vào ô mà bạn muốn áp dụng công thức

Bước 2: Trên thanh công cụ chúng ta hãy nhấn vào tab Data -> chọn Data Validation

Data validation trong Excel theo giá trị - bước 2

Data validation trong Excel theo giá trị - bước 2

Bước 3: Lúc này hộp thư thoại của Data Validation sẽ hiện ra -> Click vào List trong phần Allow. Sau đó bạn hãy nhập giá trị mà bạn muốn cho phép vào ô Source -> Cuối cùng chọn OK

Data validation trong Excel theo giá trị - bước 3

Data validation trong Excel theo giá trị - bước 3

Data validation - Theo công thức

Data validation trong Excel theo công thức cho phép chúng ta dùng để thiết lập các quy tắc để kiểm tra dựa trên công thức tính toán. Ví dụ minh họa như chúng ta có thể thiết lập để chỉ cho phép nhập giá trị khi một ô khác có giá trị nhỏ hơn hoặc lớn hơn một giá trị cụ thể nào đó.

Chúng ta làm như sau để tạo ra data validation theo công thức:

Bước 1: Nhấp vào ô mà bạn muốn áp dụng công thức

Bước 2: Trên thanh công cụ chúng ta hãy nhấn vào tab Data -> chọn Data Validation

Data validation trong Excel theo công thức - bước 2

Data validation trong Excel theo công thức - bước 2

Bước 3: Lúc này hộp thư thoại của Data Validation sẽ hiện ra -> Click vào Custom trong phần Allow. Sau đó bạn hãy nhập công thức mà bạn muốn kiểm tra vào ô Formula -> Cuối cùng chọn OK

Data validation trong Excel theo công thức - bước 3

Data validation trong Excel theo công thức - bước 3

Data validation - Theo danh sách

Loại data validation trong Excel này cho phép chúng ta dùng chúng để chọn ra giá trị từ một danh sách đã được định sẵn trước đó. Ví dụ minh họa như chúng ta có thể tạo một danh sách các quốc gia và chỉ cho phép chọn một trong số đó trong danh sách.

Chúng ta làm như sau để tạo ra data validation theo danh sách tương tự các bước của Data validation - Theo giá trị nhé!

4 lợi ích của việc sử dụng data validation trong Excel

Có thể bạn chưa biết việc sử dụng Data validation trong Excel mang rất nhiều lợi ích cho bạn, bao gồm như:

Chúng có thể giúp bảng tính của bạn trở nên đáng tin cậy và có sự chính xác hơn. Với công cụ này, bạn có thể kiểm tra được tính hợp lệ của dữ liệu khi đã nhập vào bảng tính hơn, mà còn ngăn chặn được những sai sót không đáng có.
Bạn có thể tối ưu được thời gian và năng suất làm việc hơn. Thay vì bạn mất rất nhiều thời gian để kiểm tra từng ô dữ liệu, thì công cụ này cho phép bạn thiết lập 1 quy tắc áp dụng được nhiều ô cùng 1 lúc. Điều này cũng có thể tiết kiệm được kha khá thời gian cho các bạn rồi đấy nhé!
Bạn cũng dễ dàng cập nhật và chỉnh sửa hơn khi có nhu cầu thay đổi nguyên tắc của Data validation trong Excel đấy nhé! Nhưng không cần phải kiểm tra lại từ đầu đúng không nào
Giúp bạn tránh được các lỗi hoặc sự nhầm lẫn trong tính toán mà không đáng có. Với data validation theo công thức thì chúng ta có thể thiết lập các quy tắc để kiểm tra, tránh các lỗi trong quá trình làm việc và còn có thể đảm bảo tính chính xác cho các công thức

Kết luận

Vậy Data validation trong Excel là một công cụ vô cùng hữu ích trong Microsoft Excel. Có các loại như data validation theo giá trị, theo công thức và theo danh sách cho phép chúng ta thiết lập các quy tắc áp dụng cho các ô dữ liệu và có thể sử dụng chúng một cách linh hoạt hơn. Trong phiên bản Microsoft Excel 365, chúng ta còn có thể sử dụng các tính năng mới như thông báo những sai sót khi nhập liệu và có thể xóa các quy tắc data validation trong nhiều ô cùng lúc. Chúng ta đã cùng nhau điểm qua một số ví dụ thực tiễn để minh họa rõ hơn về việc sử dụng data validation trong Excel. Nếu thấy hay và bổ ích thì các bạn có thể tham khảo nhiều công cụ trong Microsoft Excel thông qua cuốn SÁCH EXCEL ỨNG DỤNG VĂN PHÒNG TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO này nhé! Sách có kèm video hướng dẫn và bài tập để thực hành các bạn không cần phải quá lo lắng khi không làm được nè. Và cuối cùng thì Đào tạo tin học cũng hy vọng thông qua bài viết này sẽ giúp các bạn hiểu hơn về data validation trong Excel và có thể áp dụng nó vào thực tế nhé!