Một thủ thuật tách chữ trong Excel bằng hàm sẽ giúp bạn xử lý dữ liệu một cách hiệu quả và nhanh chóng hơn. Nếu bạn không biết những tips sử dụng hàm sau để tách chữ trong Excel thì việc xử lý dữ liệu bằng cách thủ công khiến bạn mất khá nhiều thời gian. Đây cũng là 1 kiến thức khá hay và hữu ích mà các bạn không nên bỏ qua. Cùng Đào tạo tin học theo dõi bài viết sau để biết cách sử dụng thủ thuật tách chữ trong Excel bằng cách đơn giản nhất nhé!
Tại sao phải tách chữ trong Excel thành các cột khác nhau?
Có rất nhiều thông tin khác nhau ở 1 cột trong bảng Excel như vậy sẽ khiến thông tin không được rõ ràng. Vậy nên mỗi thông tin thì nên được chia tách ra 1 cột riêng biệt. Chúng ta cần tách chữ trong Excel để:
-
Thông tin được hiển thị rõ ràng hơn khi bạn chia nhỏ dữ liệu ra từng ô khác nhau. Ví dụ như: Tách họ và tên hoặc là tách tên phường với tên quận ra 2 cột
-
Cách chữ và số ra 2 cột khác nhau hoặc tách chữ với ký hiệu đặc biệt. Để giúp việc sàng lọc dữ liệu trong Excel trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Tại sao cần tách chữ trong Excel
Sử dụng các hàm để tách chữ trong Excel
Sử dụng hàm LEFT - Tách chữ trong Excel
Hàm LEFT là hàm tách chữ trong Excel (được sử dụng để tách các ký tự được tính từ bên trái qua trong chuỗi)
Sử dụng công thức: =LEFT(text;[num_chars])
Khi đó:
-
Text có thể là 1 ô Excel tham chiếu hợp lệ và là chuỗi ký tự mà bạn muốn tách ra.
-
Num_chars là 1 con số được quy định số lượng ký tự mà bạn muốn tách được tính từ trái sang phải của cùng chuỗi ký tự của bạn đang chọn (Một số tự nhiên lớn hơn hoặc là bằng không)
Bước 1: Click vào ô Excel mà bạn muốn cho ra kết quả
Bước 2: Nhập công thức như trên =LEFT(text;[num_chars]) => =LEFT(D3;3).
Trong đó, D3 là ô chứa mã số sinh viên. Số 3 là tổng số ký tự mà bạn muốn tách và được đếm từ trái sang. Kết quả mà bạn thu được là: COM (mã môn)
Dùng Left để tách chữ trong Excel - bước 2
Cho ra kết quả như sau:
Kết quả khi tách chữ trong Excel bằng hàm Left
Sử dụng hàm RIGHT để tách chữ trong Excel
Hàm RIGHT là hàm tách chữ trong Excel (được sử dụng để tách các ký tự được tính từ bên phải qua trong chuỗi)
Sử dụng công thức: =RIGHT(text;[num_chars])
Khi đó:
-
Text có thể là 1 ô Excel tham chiếu hợp lệ và là chuỗi ký tự mà bạn muốn tách ra.
-
Num_chars là 1 con số được quy định là số lượng ký tự mà bạn muốn tách được tính từ phải sang trái của cùng chuỗi ký tự của bạn đang chọn (Một số tự nhiên lớn hơn hoặc là bằng không). Tóm lại, là số lượng mà bạn muốn lấy ra khỏi chuỗi và được tính từ bên phải qua trái.
Bước 1: Click vào ô Excel mà bạn muốn cho ra kết quả
Bước 2: Nhập công thức như trên =RIGHT(text;[num_chars]) => =RIGHT(D3;3).
Trong đó, D3 là ô chứa mã số sinh viên. Số 3 là tổng số ký tự mà bạn muốn tách và được đếm từ phải sang. Kết quả mà bạn thu được là: 071 (mã số lớp)
Dùng Right để tách chữ trong Excel - bước 2
Cho ra kết quả như sau:
Kết quả khi tách chữ trong Excel bằng hàm Right
Tổng quan thì 2 hàm LEFT và hàm Right là 2 hàm dùng để tách chữ trong Excel với nguyên lý hoạt động tương đương nhau. Chỉ là chiều lấy ký tự của mỗi hàm ra khỏi chuỗi khác nhau.
Dùng Hàm MID để tách chữ trong Excel
Hàm MID là hàm dùng để tách các ký tự ở giữa của chuỗi trong Excel (là hàm tách chuỗi có điểm bắt đầu và điểm kết thúc)
Sử dụng công thức: =MID(text; start_num, num_chars)
Khi đó:
-
Text có thể là 1 ô Excel tham chiếu hợp lệ và là chuỗi ký tự mà bạn muốn tách ra.
-
Start_num là vị trí bắt đầu khi tách ký tự trong chuỗi Excel
-
Num_chars là số lượng ký tự mà bạn muốn lấy ra khỏi chuỗi được tính từ Start_num.
Bước 1: Click vào ô Excel mà bạn muốn cho ra kết quả
Bước 2: Nhập công thức như trên =MID(text; start_num, num_chars) => =MID(D3;3;2).
Trong đó, D3 là ô chứa mã số sinh viên. Số 3 là vị trí ký tự đầu tiên mà bạn muốn bắt đầu lấy. Số 2 là số lượng ký tự mà bạn muốn lấy được tính từ vị trí thứ 4. Kết quả mà bạn thu được khi sử dụng hàm MID là: M1
Dùng Mid để tách chữ trong Excel - bước 2
Cho ra kết quả như sau:
Kết quả khi tách chữ trong Excel bằng hàm Mid
Lưu ý: Khi sử dụng hàm này thì Start_num phải lớn hơn 1. Vì nếu bằng 1 thì kết quả của hàm MID cho ra giống như hàm LEFT
Kết hợp hàm SEARCH và hàm tách chữ trong Excel
Ngoài 3 hàm tách chữ trong Excel như trên, với sự kết hợp này bạn còn có thể tách ký tự trước hoặc sau 1 ký tự đặc biệt cụ thể nào đó.
Hàm SEARCH là hàm tìm vị trí của 1 ký tự đặc biệt cụ thể nào đó trong chuỗi ký tự.
Sử dụng công thức: SEARCH(find_text; within_text; [start_num])
Khi đó:
-
Find_text: Các ký tự đặc biệt cụ thể nào mà bạn muốn tìm vị trí trong chuỗi
-
Within_text: Ô Excel tham chiếu hợp lệ và là chuỗi ký tự mà bạn muốn tách
-
Start_num: Là vị trí của ký tự mà bạn muốn bắt đầu tìm kiếm Find_text trong Within_text
Ví dụ: Dữ liệu ở dưới sẽ kết hợp giữa hàm SEARCH và hàm LEFT
Bước 1: Click vào ô Excel mà bạn muốn cho ra kết quả
Bước 2: Nhập công thức =LEFT(C3; SEARCH(“@”; C3)-1)
Trong đó, C3 là ô chứa đầy đủ thông tin của gmail. SEARCH(“@”; C3) sẽ giúp chúng ta tìm ra vị trí của @ trong chuỗi dữ liệu. -1 là số bạn muốn loại bỏ ký tự thừa của chuỗi (là loại bỏ ký hiệu @). Ở đây mình muốn loại bỏ 1 ký hiệu @ trong gmail nên giá trị là 1. *1 là lấy luôn ký hiệu @
Dùng hàm kết hợp Left và Search để tách chữ trong Excel - bước 2
Cho ra kết quả như sau:
Kết quả khi tách chữ trong Excel bằng hàm kết hợp Left và Search
Kết luận
Vậy là Đào tạo tin học đã hướng dẫn cho bạn biết thêm 1 cách tách chữ trong Excel với các hàm từ cơ bản đến nâng một cách nhanh chóng. Sau khi đọc hết bài biết trên bạn đã biết nguyên lý hoạt động của các hàm trong việc tách chữ trong Excel rồi đúng không? Nếu bạn muốn nâng cao kỹ thuật Excel. Thì cuốn sách EXCEL ỨNG DỤNG VĂN PHÒNG TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO không chỉ giúp bạn thành thạo các hàm để tách chữ không đâu. Mà nó có thể giúp bạn biết cách ứng dụng được các hàm khác nhau trong Excel. Để bạn có thể tối ưu hóa dữ liệu và thời gian làm việc của mình đấy nhé! Đừng quên vào website của Đào tạo tin học, để sắm cho mình những cuốn sách hay
Tìm hiểu thêm các bài viết có liên quan: Truy xuất dữ liệu trong excel bằng hàm Vlookup
